Banquet Manager là ai? Nghề quản lý tiệc phía sau thành công của mỗi sự kiện khách sạn

Phía sau những buổi tiệc cưới sang trọng, hội nghị chuyên nghiệp hay gala dinner ấn tượng là ai? Không phải chỉ đầu bếp hay lễ tân, mà chính là người Banquet Manager – Quản lý Tiệc, người đứng sau điều phối tất cả để sự kiện diễn ra trọn vẹn từ đầu đến cuối.

Đây là một trong những vị trí áp lực cao nhưng cực kỳ quan trọng, góp phần trực tiếp vào doanh thu khối Dịch vụ Ẩm thực (F&B) của khách sạn. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ Banquet Manager là ai, làm gì, cần kỹ năng gì, và vì sao họ là nhân tố không thể thiếu trong bất kỳ khách sạn – resort nào có tổ chức tiệc.

I. Banquet Manager là ai?

Banquet Manager là người chịu trách nhiệm tổ chức, điều phối và giám sát toàn bộ hoạt động của các sự kiện, tiệc trong khách sạn – từ tiệc cưới, tiệc sinh nhật, hội nghị đến tiệc công ty.

Họ là người:

• Làm việc trực tiếp với khách hàng để hiểu nhu cầu và xây dựng kịch bản

• Phối hợp với bếp, nhân viên setup, âm thanh ánh sáng

• Điều hành nhân sự phục vụ tiệc

• Giải quyết sự cố, đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch và tiêu chuẩn dịch vụ

Banquet Manager là “đạo diễn sân khấu” của thế giới tiệc tùng.

II. Phân biệt Banquet Manager với các vị trí khác

Banquet Manager là người cầu nối giữa khách hàng, bếp và đội ngũ setup, đóng vai trò điều phối tổng thể từ chuẩn bị đến khi kết thúc sự kiện.

III. Công việc hàng ngày của một Banquet Manager

1. Trước tiệc

• Gặp gỡ khách hàng, tư vấn thực đơn, setup, âm thanh, ánh sáng

• Lập kế hoạch tổ chức chi tiết, phân công nhân sự

• Phối hợp bếp chuẩn bị món, kiểm tra nguyên vật liệu

• Setup không gian (layout bàn, sân khấu, màn hình…)

2. Trong tiệc

• Kiểm soát tiến độ phục vụ (đúng món, đúng giờ)

• Điều phối nhân viên phục vụ và kỹ thuật

• Trực tiếp xử lý các sự cố phát sinh (trễ khách, thiếu món, rò âm…)

• Đảm bảo khách hài lòng và có người theo sát xuyên suốt chương trình

3. Sau tiệc

• Tổng kết, thu dọn, báo cáo đánh giá chất lượng

• Ghi nhận phản hồi từ khách

• Báo cáo doanh thu, chi phí và bài học kinh nghiệm

IV. Kỹ năng cần thiết của một Banquet Manager

• Kỹ năng tổ chức & lập kế hoạch: Quản lý cùng lúc nhiều tiệc, không để chồng chéo

• Giao tiếp & thương lượng tốt: Làm việc với cả khách hàng, nhân viên nội bộ và nhà cung cấp

• Xử lý khủng hoảng linh hoạt: Giữ bình tĩnh trong mọi tình huống bất ngờ

• Thẩm mỹ & sáng tạo: Thiết kế bố cục tiệc, tạo điểm nhấn độc đáo

• Quản lý nhân sự: Biết phân công, động viên và kiểm soát chất lượng phục vụ

V. Quy trình tổ chức một buổi tiệc khách sạn

1. Tiếp nhận yêu cầu & tư vấn gói dịch vụ

2. Lên kế hoạch chi tiết (BEO – Banquet Event Order)

3. Chuẩn bị nhân sự, thực đơn, setup, thiết bị kỹ thuật

4. Tổ chức tiệc & giám sát thực hiện

5. Thu dọn & đánh giá hiệu quả

✅ BEO (Banquet Event Order) là tài liệu cốt lõi, mô tả toàn bộ nội dung tiệc: giờ, số lượng khách, món ăn, bàn tiệc, yêu cầu đặc biệt...

VI. Banquet Manager làm việc với những ai?

• Khách hàng: Thảo luận nhu cầu và xử lý yêu cầu phát sinh

• Bộ phận bếp: Phối hợp ra món đúng thời gian

• Nhân viên setup: Thiết lập bàn, trang trí, âm thanh – ánh sáng

• Lễ tân, sales: Đón tiếp khách, hỗ trợ thông tin

• Housekeeping, bảo vệ: Vệ sinh và đảm bảo an ninh khu vực tiệc

Banquet Manager là “nhạc trưởng” kết nối tất cả các bộ phận để tạo nên một bữa tiệc trọn vẹn.

VII. KPI đánh giá hiệu quả Banquet Manager

• Số lượng tiệc tổ chức thành công / tháng

• Doanh thu tiệc / quý / năm

• Chỉ số hài lòng của khách (CSAT)

• Tỉ lệ khách quay lại / giới thiệu

• Hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu và nhân sự

VIII. Thách thức & cơ hội trong nghề

Thách thức:

• Áp lực thời gian cao

• Làm việc ngoài giờ, cuối tuần, lễ tết

• Giao tiếp với nhiều kiểu khách hàng khác nhau

• Xử lý sự cố bất ngờ – không có lần hai

Cơ hội:

• Nghề có thu nhập tốt, nhất là khi gắn với khách sạn lớn

• Môi trường năng động, không nhàm chán

• Dễ thăng tiến lên F&B Manager hoặc Event Manager

• Mở rộng mối quan hệ và kỹ năng quản trị toàn diện

IX. Lộ trình nghề nghiệp Banquet Manager

Kết luận

Banquet Manager là người “giữ sóng” cho mọi buổi tiệc diễn ra suôn sẻ. Họ cần bản lĩnh, tổ chức tốt, linh hoạt và cực kỳ tinh tế. Nếu bạn yêu thích môi trường khách sạn, thích làm việc với con người và sự kiện, đây là một trong những con đường nghề nghiệp hấp dẫn nhất.

Một buổi tiệc thành công là khi khách hài lòng – nhân viên hài lòng – lợi nhuận tăng trưởng, và người đứng giữa kết nối tất cả không ai khác ngoài Banquet Manager.