Giới thiệu

Vận hành một khách sạn không chỉ là bài toán về dịch vụ và nhân sự, mà còn là bài toán kỹ thuật phức tạp liên quan đến hàng trăm thiết bị, hệ thống điện – nước, điều hòa, camera, Wi-Fi, Hotel TV, PCCC, và nhiều hạng mục hạ tầng khác.

Thiếu bảo trì đúng cách không chỉ gây sự cố bất ngờ, gián đoạn dịch vụ, mà còn tạo trải nghiệm tồi tệ cho khách hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến điểm đánh giá OTA, khả năng quay lại và uy tín thương hiệu.

Do đó, một kế hoạch bảo trì – bảo dưỡng bài bản, có quy trình, checklist và đội ngũ giám sát chuyên trách là yếu tố sống còn cho bất kỳ khách sạn nào, đặc biệt là trong 3 năm đầu hoạt động.

1. Phân biệt giữa bảo trì và bảo dưỡng

Hạng mục	Bảo trì (Maintenance)	Bảo dưỡng (Servicing)
Mục tiêu	Duy trì vận hành ổn định, sửa chữa khi hỏng	Vệ sinh, kiểm tra định kỳ để kéo dài tuổi thọ
Tính chất	Phản ứng sau khi có sự cố	Chủ động, phòng ngừa
Ví dụ	Sửa điều hòa không lạnh, thay đèn hỏng	Vệ sinh lưới lọc điều hòa, siết lại dây điện
Tần suất	Khi có yêu cầu khẩn	Theo tháng, quý, năm

2. Các hạng mục cần bảo trì – bảo dưỡng trong khách sạn

🔧 Thiết bị kỹ thuật – cơ điện (M&E)

Hệ thống điện: CB, ổ cắm, đèn chiếu sáng, hệ thống UPS (nếu có).
Hệ thống nước: máy bơm, bồn chứa, van, ống dẫn nước nóng lạnh.
Hệ thống điều hòa: máy lạnh trung tâm/chia đơn, điều khiển từ xa, lưới lọc.

📶 Hệ thống công nghệ – truyền thông

Hotel TV – IPTV: tivi, bộ giải mã, hệ thống trung tâm.
Hệ thống Wi-Fi: router, switch, access point.
Phần mềm PMS, camera an ninh, tổng đài IP nội bộ.

🔐 Hệ thống an toàn – an ninh

Khóa thẻ từ, camera, đầu ghi, hệ thống báo cháy – chữa cháy.
Thiết bị cảm biến khói, cảm biến chuyển động, còi hú.

🛏️ Nội thất – tiện ích phòng

Giường, nệm, tủ, bàn ghế, két sắt, minibar, ấm siêu tốc.
Hệ thống rèm, cửa sổ, vòi sen, bồn rửa, toilet...

3. Các loại kế hoạch bảo trì phổ biến

Loại bảo trì	Đặc điểm	Phù hợp khi…
Bảo trì định kỳ	Lập lịch theo tuần/tháng/quý, thực hiện đều đặn	Khách sạn mới, hệ thống đồng bộ
Bảo trì dựa trên điều kiện (CBM)	Kiểm tra thiết bị thường xuyên, bảo trì khi thông số thay đổi	Hệ thống lớn, có cảm biến giám sát
Bảo trì phòng ngừa	Dựa trên thống kê để ngăn chặn hư hỏng thường gặp	Khách sạn cũ, đã từng gặp nhiều sự cố
Bảo trì khẩn cấp	Khi có sự cố phát sinh đột ngột	Luôn phải có đội phản ứng nhanh, ca trực kỹ thuật

📌 Gợi ý: Dù theo mô hình nào, bạn cần ít nhất 1 lịch trình bảo trì định kỳ theo tuần/tháng/quý cho toàn bộ hệ thống cơ bản.

4. Quy trình xây dựng kế hoạch bảo trì bài bản

✅ Bước 1: Lập danh sách toàn bộ thiết bị, hạ tầng cần bảo trì

Phân theo khu vực (phòng khách, sảnh, tầng kỹ thuật…).
Ghi rõ model thiết bị, nhà cung cấp, ngày lắp đặt, thời gian bảo hành.

✅ Bước 2: Phân nhóm ưu tiên

Nhóm A: ảnh hưởng trực tiếp đến vận hành – cần giám sát kỹ (máy lạnh, điện, nước, TV).
Nhóm B: ảnh hưởng gián tiếp – bảo trì theo quý (nội thất, camera).
Nhóm C: bảo trì bán niên – theo điều kiện sử dụng (cửa, sơn tường…).

✅ Bước 3: Thiết lập lịch bảo trì chi tiết

Theo ngày, tuần, tháng – có checklist cụ thể.
Phân công kỹ thuật phụ trách theo từng nhóm.

✅ Bước 4: Ghi nhận và lưu trữ

Mỗi lần bảo trì đều phải có phiếu xác nhận, ảnh chụp trước/sau.
Lưu log trên phần mềm nội bộ (Excel, PMS, Google Sheet...).

5. Checklist bảo trì định kỳ chi tiết cho khách sạn 3–4 sao

Hạng mục	Tần suất kiểm tra	Nội dung công việc	Người phụ trách
Điều hòa	1 tháng/lần	Vệ sinh lưới lọc, test gas, kiểm tra remote	Kỹ thuật HVAC
TV/IPTV	1 tháng/lần	Kiểm tra giao diện, cập nhật kênh, remote	Đội IT/CTV ITVmax
Wi-Fi	2 tuần/lần	Ping tốc độ, test tải, kiểm tra switch	Đội IT
Hệ thống nước	1 quý/lần	Kiểm tra rò rỉ, áp suất, máy bơm	Kỹ thuật cơ
Thiết bị PCCC	6 tháng/lần	Test còi báo, bình chữa cháy, cảm biến khói	An ninh
Camera – đầu ghi	1 tháng/lần	Xem lại dữ liệu, backup, lau ống kính	IT/kỹ thuật
Khóa cửa – thẻ từ	1 quý/lần	Kiểm tra mở cửa, pin khóa, phần mềm	Lễ tân/kỹ thuật
Nội thất phòng	1 quý/lần	Siết ốc vít, sơn lại phần tróc	Buồng phòng

📌 Tất cả các mục đều phải được ghi chép log: người thực hiện, thời gian, kết quả, ảnh hiện trạng (nếu có).

6. Cách quản lý bảo trì bằng phần mềm và công cụ online

Nếu bạn không có phần mềm PMS chuyên biệt, vẫn có thể sử dụng các công cụ dễ dàng sau:

✅ Google Sheet hoặc Excel

Tạo bảng theo dõi thiết bị + lịch bảo trì + trạng thái.
Phân màu theo mức độ khẩn cấp hoặc đã hoàn thành.

✅ Trello hoặc Notion

Dùng để phân công, nhắc việc, đính kèm ảnh bảo trì.
Có thể dùng app di động cho kỹ thuật viên thao tác nhanh.

✅ Phần mềm PMS tích hợp (nếu có)

Quản lý mọi hạng mục trong một giao diện.
Kết nối với lễ tân, phòng kỹ thuật, bộ phận đặt phòng.

💡 Nếu khách sạn sử dụng dịch vụ Hotel TV và Wi-Fi từ ITVmax, bạn có thể yêu cầu tích hợp cảnh báo kỹ thuật hoặc log hỗ trợ vào hệ thống giám sát từ xa – rất tiện cho bảo trì định kỳ.

7. Tuyển dụng và tổ chức đội kỹ thuật khách sạn

Mô hình khách sạn	Nhân sự khuyến nghị	Ghi chú
< 20 phòng	1 kỹ thuật kiêm nhiệm IT	Tối ưu chi phí
20–50 phòng	1 kỹ sư điện nước, 1 hỗ trợ IT	Ca kíp luân phiên
> 50 phòng	1 trưởng kỹ thuật, 2–3 nhân viên + hỗ trợ ngoài	Cần có kỹ sư có bằng chuyên môn

✅ Kỹ năng cần có:

Điện dân dụng, sửa chữa cơ bản, đọc hiểu sơ đồ kỹ thuật.
Vận hành cơ bản hệ thống mạng, camera, Hotel TV.
Tinh thần làm việc linh hoạt, xử lý tình huống.

8. Hợp tác với nhà cung cấp dịch vụ bảo trì chuyên nghiệp

Một số hệ thống nên ký hợp đồng bảo trì ngoài để đảm bảo hỗ trợ nhanh và tiết kiệm nhân lực:

Hệ thống	Gợi ý hợp tác	Ưu điểm
Hotel TV – IPTV	ITVmax	Bảo trì tận nơi, hỗ trợ 24/7
Camera – ELV	Đơn vị thi công ELV	Có kinh nghiệm hệ thống tòa nhà
Hệ thống PCCC	Đơn vị được chứng nhận PCCC	Có trách nhiệm pháp lý
Thiết bị điện lạnh	Đại lý hãng Daikin, LG…	Đúng phụ tùng, giá chuẩn

📌 Ưu tiên đơn vị triển khai ngay từ đầu khách sạn khai trương, vừa hiểu hệ thống, vừa dễ bảo hành, bảo trì nhanh.

9. Lợi ích lâu dài của bảo trì chuyên nghiệp

✳️ Về tài chính:

Giảm 30–40% chi phí sửa chữa khẩn cấp trong 2 năm đầu vận hành.
Tăng tuổi thọ thiết bị từ 20–50% nếu bảo trì đều đặn.
Tối ưu nhân sự: không cần thay mới kỹ thuật viên liên tục.

✳️ Về vận hành:

Duy trì tiêu chuẩn dịch vụ ổn định.
Hạn chế phản hồi tiêu cực từ khách do sự cố kỹ thuật.
Được OTA đánh giá cao về độ chuyên nghiệp, nâng điểm sao.

✳️ Về hình ảnh:

Thể hiện khách sạn có quy trình rõ ràng, an toàn – đáng tin cậy.
Dễ nhận được đánh giá tốt từ đoàn khách doanh nghiệp, hội thảo.

Kết luận

Bảo trì – bảo dưỡng khách sạn là một phần cốt lõi trong mô hình vận hành chuyên nghiệp. Đầu tư vào kế hoạch bảo trì không chỉ giúp giảm rủi ro kỹ thuật, mà còn tối ưu chi phí dài hạn, giữ vững chất lượng dịch vụ và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Dù bạn vận hành khách sạn nhỏ hay lớn, mới khai trương hay hoạt động lâu năm, thì việc thiết lập và duy trì lịch bảo trì chuẩn, có log theo dõi, người phụ trách rõ ràng, và đối tác chuyên nghiệp chính là yếu tố giúp bạn phát triển bền vững trong ngành lưu trú ngày càng cạnh tranh.