Giới thiệu

Nhiều khách sạn sau khi khai trương thường rơi vào tình trạng thiết bị nhanh xuống cấp, dịch vụ gián đoạn, hoặc tệ hơn là sự cố ảnh hưởng đến an toàn – tất cả chỉ vì thiếu một kế hoạch bảo trì hiệu quả.

Một hệ thống khách sạn hiện đại cần được vận hành giống như một cỗ máy chuẩn xác. Bảo trì – bảo dưỡng không chỉ là “sửa khi hỏng”, mà là phòng ngừa chủ động, lên kế hoạch định kỳ để tối ưu vận hành và giảm chi phí dài hạn.

1. Tại sao khách sạn cần bảo trì định kỳ?

• Đảm bảo an toàn cho khách hàng (PCCC, điện, nước, thang máy…).

• Kéo dài tuổi thọ thiết bị, nội thất, máy móc.

• Duy trì tiêu chuẩn dịch vụ ổn định.

• Giảm chi phí sửa chữa đột xuất, tránh gián đoạn hoạt động.

• Bắt buộc theo quy định (đối với các hạng mục như PCCC, thang máy, điện cao thế).

2. Các hạng mục cần bảo trì trong khách sạn

3. Xây dựng lịch bảo trì định kỳ

✅ Phân chia thành:

• Bảo trì hàng ngày (Housekeeping ghi nhận): thiết bị phát sinh lỗi trong phòng khách.

• Bảo trì hàng tuần: kiểm tra Wi-Fi, camera, đèn, thiết bị điện nhẹ.

• Bảo trì hàng tháng: điều hòa, bơm nước, thiết bị nhà hàng, nhà bếp.

• Bảo trì hàng quý – bán niên: kiểm tra PCCC, thang máy, bảo dưỡng sâu toàn bộ hệ thống.

✅ Thiết lập bằng bảng Excel hoặc phần mềm:

• Cột: Hạng mục | Khu vực | Người phụ trách | Lần bảo trì gần nhất | Ghi chú

• Có thể sử dụng Google Sheet để dễ dàng chia sẻ giữa các bộ phận.

4. Quy trình bảo trì tiêu chuẩn

1. Tiếp nhận yêu cầu hoặc đến thời điểm định kỳ.

2. Kiểm tra – ghi nhận hiện trạng.

3. Tiến hành sửa chữa hoặc bảo trì.

4. Ghi nhận kết quả – ảnh trước/sau nếu cần.

5. Xác nhận hoàn tất (có thể ký duyệt nội bộ).

5. Lập hồ sơ bảo trì theo từng thiết bị

Gồm các nội dung:

• Ngày mua thiết bị.

• Ngày bắt đầu sử dụng.

• Lịch sử sửa chữa – bảo trì.

• Người phụ trách chính.

• Hạn bảo hành (nếu còn).

• Nhà cung cấp hoặc hãng sản xuất liên hệ khi cần thay thế.

📌 Đối với Hotel TV – IPTV, Wi-Fi, tổng đài, camera, bạn nên yêu cầu đơn vị cung cấp như ITVmax lập sẵn sổ bảo trì, lịch kiểm tra kỹ thuật định kỳ từ đầu.

6. Quy định xử lý sự cố khẩn cấp

✅ Cần có nhóm kỹ thuật nội bộ hoặc ký hợp đồng bảo trì ngoài có thời gian cam kết rõ ràng.

7. Thuê dịch vụ bảo trì ngoài – khi nào nên?

Thích hợp với:

• Khách sạn nhỏ, không có kỹ thuật viên nội bộ.

• Hệ thống phức tạp như thang máy, điều hòa trung tâm, IPTV, camera…

Gợi ý:

• Chọn đơn vị đã từng triển khai khách sạn từ 3 sao trở lên.

• Hợp đồng rõ: hạng mục, thời gian phản hồi, mức phạt nếu không đúng cam kết.

• Có báo cáo định kỳ & hỗ trợ hotline 24/7.

8. Gợi ý công cụ hỗ trợ quản lý bảo trì