Lập Kế Hoạch Tài Chính Khai Trương Khách Sạn – Từ Chi Phí Đầu Tư Đến Dòng Tiền Vận Hành

Giới thiệu

Một khách sạn thành công không bắt đầu từ sảnh lễ tân lung linh hay phòng ngủ sang trọng – mà bắt đầu từ một kế hoạch tài chính chính xác và thực tế. Việc đầu tư khách sạn đòi hỏi vốn lớn, thời gian thu hồi dài, và nếu không kiểm soát tốt dòng tiền, rất dễ rơi vào trạng thái “đẹp nhưng lỗ”.

Trong bài viết này, bạn sẽ được hướng dẫn cách lập kế hoạch tài chính chi tiết khi khai trương khách sạn, từ vốn đầu tư ban đầu, chi phí setup, đến ước lượng dòng tiền vận hành trong 12–36 tháng đầu. Đồng thời, bài viết còn chia sẻ các công cụ kiểm soát chi phí, phân tích lời – lỗ và gợi ý tối ưu hóa doanh thu bằng công nghệ.

1. Các giai đoạn tài chính cần chuẩn bị trong dự án khách sạn

Giai đoạn	Nội dung chính	Thời gian
Giai đoạn đầu tư	Xây dựng, hoàn thiện, trang thiết bị	6–18 tháng
Giai đoạn tiền khai trương	Tuyển dụng, setup hệ thống, truyền thông	1–3 tháng
Giai đoạn vận hành	Chi phí cố định, biến động, đầu tư bổ sung	Dài hạn

2. Dự toán chi phí đầu tư ban đầu

✅ Chi phí xây dựng – hoàn thiện

Chi phí xây dựng cơ bản: từ 6–10 triệu VNĐ/m² (tuỳ địa phương, kết cấu).
Nội thất, hoàn thiện mặt ngoài, hệ thống điện nước.

✅ Chi phí mua sắm thiết bị (FF&E)

Hạng mục	Ước lượng chi phí/phòng (3 sao)
Giường – nội thất	15–25 triệu VNĐ
Thiết bị vệ sinh	10–15 triệu VNĐ
TV – Hotel TV setup	8–12 triệu VNĐ
Wi-Fi, điện, ổ cắm	5–8 triệu VNĐ
Tổng cộng	~50–60 triệu VNĐ/phòng

📌 Dùng giải pháp Hotel TV của ITVmax giúp giảm chi phí setup ban đầu nhờ dịch vụ trọn gói, không cần thuê đơn vị cài đặt riêng.

3. Chi phí khai trương (pre-opening cost)

Hạng mục	Chi phí tham khảo (cho khách sạn 30 phòng)
Tuyển dụng & đào tạo	30–50 triệu VNĐ
Setup PMS, kênh OTA	20–30 triệu VNĐ
Marketing – truyền thông	50–100 triệu VNĐ
Dịch vụ pháp lý, xin giấy phép	20–30 triệu VNĐ
Mua vật tư tiêu hao (đợt 1)	15–25 triệu VNĐ
Tổng chi phí khai trương	~150–200 triệu VNĐ

4. Chi phí vận hành hàng tháng (OPEX)

Hạng mục	Ước tính trung bình/tháng
Nhân sự (toàn bộ)	80–120 triệu VNĐ
Điện nước, internet, truyền hình	25–40 triệu VNĐ
Giặt là, vệ sinh, tiêu hao	15–25 triệu VNĐ
Marketing & OTA	10–30 triệu VNĐ
Bảo trì – kỹ thuật	5–15 triệu VNĐ
Chi phí khấu hao	10–20 triệu VNĐ
Dự phòng rủi ro	5% chi phí vận hành

5. Lập bảng cân đối thu – chi (trong 12 tháng đầu)

✅ Giả định khách sạn 30 phòng, ADR trung bình 650.000đ/phòng/đêm, công suất trung bình 55%.

Tháng	Doanh thu (VNĐ)	Chi phí (VNĐ)	Lợi nhuận gộp (VNĐ)
1	320 triệu	280 triệu	+40 triệu
2	360 triệu	290 triệu	+70 triệu
3	400 triệu	300 triệu	+100 triệu
6	500 triệu	310 triệu	+190 triệu
12	600 triệu	320 triệu	+280 triệu

📌 Số liệu trên giả định mức tăng trưởng ổn định, tuy nhiên cần kịch bản "xấu", "trung bình" và "tốt" để phản ứng kịp thời.

6. Phân tích điểm hòa vốn (Break-Even Point)

Điểm hoà vốn: công suất phòng tối thiểu để bù đắp chi phí.
Với chi phí cố định ~250 triệu VNĐ/tháng, giá bán trung bình 650.000đ/phòng:

👉 Break-even = ~60% công suất

🎯 Mục tiêu 6 tháng đầu: duy trì 50–65% công suất là an toàn, đặc biệt nếu có doanh thu phụ từ minibar, F&B.

7. Tối ưu doanh thu bằng công nghệ

Công nghệ	Lợi ích tài chính
Hotel TV (ITVmax)	Giảm chi phí marketing, upsell dịch vụ ngay tại phòng
PMS	Tự động hóa quản lý đặt phòng – thanh toán
Channel Manager	Tối ưu giá – hạn chế trùng booking
Camera, smart lock	Giảm chi phí nhân sự bảo vệ – kiểm tra
Wi-Fi quản lý tập trung	Tránh mạng yếu, tăng đánh giá khách

8. Theo dõi dòng tiền – sử dụng biểu mẫu quản lý tài chính

🔧 Công cụ gợi ý:

Google Sheet: xây dựng biểu mẫu chi phí, dòng tiền.
Ứng dụng quản lý tài chính khách sạn (MISA, Faceworks...).
Báo cáo tài chính ngắn hạn theo tuần/tháng/quý.

📌 ITVmax cung cấp mẫu template báo cáo vận hành – kết hợp kỹ thuật và marketing, hỗ trợ kiểm tra hiệu quả đầu tư công nghệ theo từng giai đoạn.

9. Gợi ý phân bổ vốn đầu tư theo tỉ lệ “an toàn”

Hạng mục	Tỷ trọng (%)
Xây dựng – hoàn thiện	50%
Trang thiết bị nội thất	20%
Công nghệ – hệ thống	10%
Chi phí khai trương	10%
Dự phòng 6 tháng vận hành	10%

✅ Gợi ý: Dự phòng ít nhất 6 tháng chi phí vận hành để không bị “đuối vốn” khi chưa hoàn vốn.

Kết luận

Lập kế hoạch tài chính không phải là việc của kế toán – mà là trách nhiệm sống còn của chủ đầu tư. Dù bạn khai trương khách sạn nhỏ hay lớn, hãy dành thời gian lên kế hoạch dòng tiền chi tiết, dự toán các giai đoạn, phân tích hòa vốn và ứng dụng công nghệ ngay từ đầu.

Khi bạn kiểm soát được chi phí, nắm được doanh thu thực tế và liên tục điều chỉnh chiến lược tài chính – bạn không chỉ tồn tại mà còn phát triển bền vững.