Operation Manager là gì? Tất tần tật về Giám đốc Vận hành Khách sạn

1. Giới thiệu chung

Trong hệ thống tổ chức khách sạn, bên cạnh Tổng Giám đốc (General Manager), vị trí Operation Manager – hay còn gọi là Giám đốc Vận hành – đóng vai trò vô cùng quan trọng. Đây là người chịu trách nhiệm vận hành toàn bộ hoạt động hằng ngày của khách sạn, đảm bảo mọi bộ phận phối hợp trơn tru để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

Nếu Tổng Giám đốc là người vạch định chiến lược dài hạn, thì Operation Manager chính là người hiện thực hóa chiến lược đó qua từng quy trình, từng phòng ban cụ thể. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng khám phá chi tiết về chức danh Operation Manager, từ vai trò, kỹ năng cần có đến mức thu nhập và con đường phát triển sự nghiệp trong ngành hospitality.

2. Operation Manager là gì? (Định nghĩa song ngữ)

Operation Manager trong ngành khách sạn là người điều hành và giám sát các bộ phận như lễ tân, buồng phòng, F&B, kỹ thuật… để đảm bảo hoạt động hằng ngày của khách sạn diễn ra suôn sẻ, hiệu quả và đúng quy trình.

English Definition: Operation Manager is the executive responsible for overseeing the day-to-day operations of a hotel, ensuring departmental efficiency and high service quality.

Giám đốc Vận hành giống như "nhạc trưởng" điều phối mọi hoạt động trong khách sạn, giúp các bộ phận phối hợp nhịp nhàng và giải quyết nhanh chóng mọi vấn đề phát sinh.

3. Vai trò và trách nhiệm chính của Operation Manager

Một Operation Manager trong khách sạn thường đảm nhiệm những công việc cốt lõi sau:

3.1. Giám sát hoạt động vận hành

• Theo dõi tiến độ và hiệu suất của các phòng ban: lễ tân, buồng phòng, nhà hàng, bảo trì…

• Đảm bảo các quy trình vận hành đúng tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ khách sạn.

3.2. Hỗ trợ Tổng Giám đốc (GM)

• Phân tích tình hình hoạt động và đề xuất giải pháp cải thiện.

• Là cầu nối trung gian giữa GM và các trưởng bộ phận.

3.3. Đào tạo và quản lý nhân sự

• Hướng dẫn, đào tạo kỹ năng và kiến thức cho nhân viên.

• Quản lý đội ngũ nhân viên từ cấp giám sát đến nhân viên vận hành.

3.4. Kiểm soát chi phí – nâng cao hiệu quả

• Phối hợp với bộ phận tài chính để kiểm soát ngân sách, hạn chế lãng phí.

• Tối ưu hóa nguồn lực vận hành, đảm bảo hiệu quả chi phí.

3.5. Xử lý tình huống – khủng hoảng

• Là người đầu tiên phản ứng với các sự cố dịch vụ, khiếu nại khách hàng hoặc tình huống bất ngờ.

• Phối hợp với các phòng ban liên quan để khắc phục nhanh chóng.

4. Kỹ năng và tố chất cần có

Để trở thành một Operation Manager chuyên nghiệp trong khách sạn, ứng viên cần hội tụ các tố chất và kỹ năng sau:

4.1. Kỹ năng lãnh đạo và điều phối

• Khả năng truyền cảm hứng, dẫn dắt đội nhóm.

• Đưa ra quyết định chính xác trong thời gian ngắn.

4.2. Kỹ năng giao tiếp và đàm phán

• Giao tiếp hiệu quả với cả khách hàng, nhân viên và đối tác.

• Biết lắng nghe, phản hồi, thuyết phục và tạo ảnh hưởng tích cực.

4.3. Xử lý tình huống và giải quyết khủng hoảng

• Giữ bình tĩnh, phân tích nhanh và ra quyết định hợp lý.

• Linh hoạt trong xử lý xung đột và phản hồi tiêu cực từ khách.

4.4. Tư duy chiến lược và tổ chức

• Nhìn xa trông rộng, nắm bắt xu hướng ngành.

• Sắp xếp công việc khoa học, ưu tiên hợp lý.

4.5. Am hiểu chuyên môn khách sạn

• Hiểu rõ các tiêu chuẩn vận hành quốc tế.

• Có kinh nghiệm thực tế ở nhiều bộ phận khác nhau.

5. Lộ trình phát triển nghề nghiệp

Không ai bắt đầu sự nghiệp từ vị trí Operation Manager. Để đạt đến vai trò này, bạn cần trải qua quá trình tích lũy kinh nghiệm lâu dài.

Lộ trình tham khảo:

1. Nhân viên chuyên môn (lễ tân, phục vụ, buồng phòng…)

2. Giám sát bộ phận (Supervisor)

3. Trưởng bộ phận (Department Manager)

4. Assistant Operation Manager

5. Operation Manager

6. General Manager (GM)

Yếu tố then chốt là sự hiểu biết toàn diện và khả năng phối hợp linh hoạt giữa các phòng ban.

6. Mức lương và chế độ đãi ngộ

Tùy vào quy mô và thương hiệu khách sạn, mức lương của Operation Manager có thể dao động như sau:

• Khách sạn 3 sao: 18 – 30 triệu đồng/tháng

• Khách sạn 4 sao: 30 – 50 triệu đồng/tháng

• Khách sạn 5 sao quốc tế: 50 – 80 triệu đồng/tháng (chưa bao gồm thưởng)

Phúc lợi đi kèm:

• Bảo hiểm sức khỏe cao cấp

• Kỳ nghỉ dưỡng hằng năm

• Thưởng doanh số – hiệu quả

• Cơ hội tham gia các khóa đào tạo quốc tế

7. Sự khác biệt giữa Operation Manager và General Manager

Operation Manager chính là người "chạy show" chính trong vận hành, còn GM là người "đạo diễn" toàn bộ hệ thống.

8. Kết luận

Trong guồng quay vận hành phức tạp của một khách sạn hiện đại, Operation Manager là mắt xích không thể thiếu. Đây là người trực tiếp đảm bảo mọi hoạt động vận hành trơn tru, góp phần tạo nên trải nghiệm hoàn hảo cho khách hàng và thành công bền vững cho doanh nghiệp.

Nếu bạn đang theo đuổi sự nghiệp quản lý khách sạn, thì vị trí Giám đốc Vận hành Khách sạn chính là nấc thang lý tưởng để tiến xa hơn, trở thành Tổng Giám đốc trong tương lai.