Xoá dữ liệu khách trên TV phòng khi check-out: tài khoản, cast, lời chào

Khách đăng nhập YouTube trên TV phòng để xem lại kênh mình theo dõi, mở Netflix bằng tài khoản riêng, hoặc cast ảnh từ điện thoại lên màn hình. Đến khi trả phòng, gần như không ai nhớ đăng xuất. Người ở phòng đó tối hôm sau mở TV ra là thấy ngay lịch sử xem, tài khoản, có khi cả ảnh gia đình của khách trước. Với khách sạn, đây không chỉ là chuyện khó xử mà còn là chuyện dữ liệu cá nhân của khách. Bài này nói rõ trên TV phòng có những dữ liệu gì của khách, và cách xoá chúng sau mỗi lần check-out.

Trên TV phòng có thể còn lại những gì của khách

• Tài khoản ứng dụng: YouTube, Netflix, các ứng dụng xem phim khác nếu TV cho phép khách tự đăng nhập.
• Lịch sử xem và tìm kiếm trong các ứng dụng đó, kể cả khi khách không đăng nhập.
• Thiết bị đã ghép nối: điện thoại đã cast hoặc chia sẻ màn hình, tai nghe, loa Bluetooth.
• Thông tin hiển thị từ PMS: tên khách trên màn hình chào, hoá đơn tạm tính nếu hệ thống có mục xem hoá đơn.
• Cài đặt khách tự đổi: ngôn ngữ, kênh yêu thích, âm lượng. Không nhạy cảm nhưng làm khách sau thấy phòng chưa được chuẩn bị.

Cách 1: để hệ thống tự xoá khi PMS báo check-out

Đây là cách chắc chắn nhất. Khi Hotel TV đã kết nối với PMS, lệnh check-out trên PMS được gửi xuống hệ thống TV. Tuỳ dòng TV và phần mềm, hệ thống có thể:

• Xoá dữ liệu các ứng dụng trên TV hoặc trên box, đưa chúng về trạng thái chưa đăng nhập.
• Huỷ ghép nối các điện thoại đã cast vào TV phòng đó.
• Gỡ tên khách khỏi màn hình chào, trả về lời chào chung của khách sạn.
• Đưa ngôn ngữ, âm lượng, kênh mở đầu về mặc định.

Mức độ tự động khác nhau giữa các nền tảng. TV hospitality của Samsung, LG và các box Android chuyên dụng đều có cơ chế riêng, có dòng xoá được dữ liệu từng ứng dụng, có dòng chỉ khôi phục được toàn bộ cấu hình. Khi chọn thiết bị nên hỏi đơn vị triển khai cụ thể: khi check-out, hệ thống xoá được những gì và có cần ai vào phòng không. Cách tên khách được đưa lên và gỡ khỏi TV xem thêm ở bài hiển thị tên khách trên TV khi check-in.

Cách 2: thêm bước vào quy trình dọn phòng

Nếu TV chưa kết nối PMS, hoặc là Smart TV dân dụng không có chế độ khách sạn, việc xoá phải làm bằng tay. Đưa thành một dòng trong phiếu dọn phòng để không phụ thuộc vào trí nhớ của nhân viên:

1. Mở từng ứng dụng có thể đăng nhập (YouTube, Netflix…) và đăng xuất.
2. Vào mục thiết bị đã kết nối hoặc Bluetooth, xoá các thiết bị lạ.
3. Đưa ngôn ngữ và âm lượng về mặc định, tắt TV về kênh hoặc màn hình chào của khách sạn.

Cách này tốn khoảng một hai phút mỗi phòng và dễ bị bỏ qua lúc đông khách. Các bước kiểm tra TV trước khi giao phòng có trong checklist kỹ thuật trước check-in.

Giảm dữ liệu khách để lại ngay từ đầu

Cách tốt hơn xoá là không để khách phải đăng nhập tài khoản riêng lên TV:

• Cho khách cast từ điện thoại thay vì gõ tài khoản lên TV. Tài khoản nằm trên điện thoại của khách, TV chỉ phát. Với các giải pháp cast dành cho khách sạn, phiên ghép nối gắn với phòng và kết thúc khi khách trả phòng. Chi tiết ở bài cho khách cast điện thoại lên TV phòng.
• Chỉ cài những ứng dụng cần thiết và khoá phần cài đặt hệ thống bằng chế độ khách sạn, để khách không cài thêm ứng dụng hay đổi cấu hình. Xem cách bật chế độ Hotel Mode.
• Tách mạng TV khỏi wifi khách để điện thoại của khách khác trong cùng mạng không nhìn thấy và cast nhầm vào TV phòng mình. Xem wifi khách và mạng IPTV có xung đột không.

Khách sạn nên kiểm tra gì trên hệ thống đang dùng

Chọn một phòng vừa trả, mở TV và tự kiểm tra như một khách mới nhận phòng:

• Mở YouTube và các ứng dụng xem phim: còn tài khoản hay lịch sử của ai không?
• Mở danh sách thiết bị Bluetooth và thiết bị đã cast: còn tên điện thoại lạ không?
• Màn hình chào còn tên khách cũ không?

Nếu còn, khách sạn cần hoặc bổ sung bước dọn bằng tay, hoặc bật chức năng xoá khi check-out trên hệ thống. Khách quốc tế, nhất là khách châu Âu, khá để ý chuyện này.

Câu hỏi thường gặp

Khôi phục cài đặt gốc TV sau mỗi khách có được không?

Không nên. Khôi phục gốc xoá luôn cấu hình khách sạn: kênh, chế độ khách sạn, giới hạn âm lượng, ứng dụng Hotel TV. Sau đó phải cài lại từ đầu. Cách đúng là xoá dữ liệu ứng dụng hoặc dùng chức năng xoá theo check-out của hệ thống. Nếu TV lỡ bị reset, xem khôi phục cấu hình TV khách sạn sau khi bị reset.

TV dân dụng có tự xoá được không?

Thường là không. TV dân dụng được thiết kế cho một gia đình dùng lâu dài nên không có khái niệm check-out. Muốn tự động thì cần TV hospitality hoặc box chuyên dụng có quản lý tập trung.

Hệ thống của ITVmax xoá được những gì khi check-out?

Tuỳ dòng TV và box khách sạn đang dùng. Liên hệ để biết thêm chi tiết với thiết bị cụ thể của khách sạn.

Muốn rà lại TV phòng xem còn để lộ dữ liệu khách không? Xem giải pháp Hotel TV của ITVmax, gọi hotline 0915.504.000 hoặc đặt lịch khảo sát.