Lắp xong hệ thống IPTV mới là nửa đầu. Nửa sau kéo dài suốt nhiều năm: kênh mất tín hiệu lúc nửa đêm, box trong phòng treo, màn hình chào khách hiện sai tên, khuyến mãi tháng trước vẫn nằm trên TV. Ở nhiều khách sạn, việc này rơi vào một nhân viên IT kiêm đủ thứ, hoặc lễ tân gọi điện nhờ nhà cung cấp mỗi khi có chuyện. Bài này liệt kê cụ thể việc vận hành IPTV gồm những gì, khi nào khách sạn nên tự làm, khi nào nên thuê đơn vị chuyên trách, và cần thoả thuận những gì nếu thuê.

Vận hành hệ thống IPTV gồm những việc gì?

Việc hằng ngày

Kiểm tra danh sách kênh: kênh nào mất hình, mất tiếng, bị giật.
Xem có box hay TV nào mất kết nối với máy chủ không.
Xử lý yêu cầu từ lễ tân, buồng phòng: phòng không lên hình, remote không điều khiển được, khách báo sai tên trên màn hình chào.

Việc hằng tuần, hằng tháng

Cập nhật nội dung trên TV: khuyến mãi, thực đơn nhà hàng, sự kiện, giờ mở cửa các dịch vụ. Xem thêm quản lý nội dung TV khách sạn bằng CMS.
Sao lưu cấu hình máy chủ và danh sách kênh.
Kiểm tra dung lượng, nhiệt độ, nhật ký lỗi của máy chủ.
Thống kê lỗi theo phòng để thấy thiết bị nào hỏng lặp lại.

Việc theo đợt

Cập nhật phần mềm cho box, TV và máy chủ; thử trên vài phòng trước khi cập nhật cả tòa.
Thay đổi gói kênh, thêm hoặc bỏ kênh, sắp xếp lại thứ tự kênh.
Cấu hình lại kết nối với phần mềm quản lý khách sạn khi PMS đổi phiên bản hoặc chuyển lên cloud (ví dụ chuyển từ Opera 5 lên Opera Cloud).
Kiểm tra lại mạng dành cho TV khi khách sạn thay switch, thay wifi.

Quy trình kiểm tra chi tiết theo từng hạng mục có trong bài quy trình bảo trì hệ thống truyền hình khách sạn.

Khi nào khách sạn tự vận hành được?

Tự vận hành hợp lý khi:

Có nhân viên IT làm toàn thời gian, đã được đào tạo trên chính hệ thống đang dùng.
Hệ thống có công cụ giám sát, nhìn được ngay phòng nào, kênh nào đang lỗi, không phải đi từng phòng kiểm tra.
Có tài liệu cấu hình, sơ đồ mạng, danh sách thiết bị và mật khẩu do khách sạn giữ.
Vẫn có hợp đồng hỗ trợ với nhà cung cấp cho những lỗi vượt khả năng (máy chủ hỏng, lỗi phần mềm, kết nối PMS).

Khi nào nên thuê đơn vị chuyên trách?

Khách sạn không có IT riêng, hoặc IT kiêm cả mạng, camera, máy tính, tổng đài, không còn thời gian theo dõi TV.
Lỗi thường phát hiện qua khách phàn nàn thay vì phát hiện trước.
Nội dung trên TV ít khi được cập nhật vì không ai phụ trách.
Chuỗi khách sạn, nhiều cơ sở muốn chất lượng đồng đều, báo cáo về một đầu mối.
Du thuyền, khu nghỉ dưỡng xa, nơi kỹ thuật viên giỏi khó tuyển và khó giữ.

Thuê ngoài không có nghĩa khách sạn buông hẳn. Vẫn cần một người ở khách sạn làm đầu mối: nhận báo lỗi từ lễ tân, mở cửa phòng cho kỹ thuật, xác nhận nội dung trước khi đưa lên TV.

Cần thoả thuận những gì khi thuê vận hành?

Phạm vi công việc: chỉ phần mềm và máy chủ, hay cả box, TV, mạng dành cho TV, kết nối PMS. Viết rõ thành danh sách.
Thời gian phản hồi và xử lý theo mức độ: lỗi toàn hệ thống, lỗi một tầng, lỗi một phòng. Ghi bằng văn bản, không chỉ hứa miệng.
Giám sát từ xa: đơn vị vận hành có theo dõi hệ thống chủ động không, hay chỉ chờ khách sạn gọi. Xem cách làm ở bài giám sát từ xa hệ thống truyền hình khách sạn.
Cập nhật nội dung: mỗi tháng được cập nhật bao nhiêu lần, khách sạn gửi nội dung theo cách nào.
Báo cáo định kỳ: số lỗi, thời gian xử lý, thiết bị cần thay.
Chi phí phát sinh: thiết bị thay thế, công đến tận nơi ngoài giờ, cấu hình lại khi đổi PMS tính thế nào.
Quyền và tài liệu: mật khẩu quản trị, sơ đồ hệ thống, bản sao lưu cấu hình thuộc về khách sạn và được bàn giao khi kết thúc hợp đồng.

So sánh nhanh

	Tự vận hành	Thuê đơn vị chuyên trách
Chi phí	Lương IT (thường kiêm nhiều việc) + hỗ trợ từ nhà cung cấp khi cần	Phí cố định theo tháng hoặc năm, dễ dự toán
Phát hiện lỗi	Tuỳ người, thường khi khách báo	Giám sát chủ động nếu có trong hợp đồng
Kiến thức hệ thống	Mất khi nhân viên nghỉ việc	Nằm ở đơn vị vận hành và tài liệu bàn giao
Cập nhật nội dung	Hay bị bỏ quên	Có lịch, có người chịu trách nhiệm
Phù hợp	Khách sạn có đội IT ổn định	Khách sạn không có IT riêng, chuỗi, du thuyền

Câu hỏi thường gặp

Hệ thống do đơn vị khác lắp thì có thuê người khác vận hành được không?

Thường được, nhưng phụ thuộc vào việc khách sạn có giữ quyền quản trị và tài liệu hệ thống hay không. Nên kiểm tra điều này trước khi đổi đơn vị vận hành.

Đã có hợp đồng bảo hành thiết bị, còn cần vận hành không?

Bảo hành chỉ lo phần thiết bị hỏng. Vận hành lo phần hằng ngày: kênh, nội dung, cấu hình, kết nối PMS, xử lý yêu cầu từ khách. Hai việc này khác nhau.

Nhân viên khách sạn cần biết gì để phối hợp?

Lễ tân và buồng phòng nên biết vài thao tác cơ bản (khởi động lại box, kiểm tra nguồn, đổi nguồn vào trên TV) và biết báo lỗi kèm số phòng, thời điểm. Xem thêm đào tạo nhân viên khách sạn vận hành công nghệ phòng.

ITVmax nhận vận hành hệ thống IPTV cho khách sạn và du thuyền: giám sát, xử lý sự cố, cập nhật nội dung và kết nối với phần mềm quản lý khách sạn. Gọi hotline 0915.504.000 để trao đổi phạm vi phù hợp, hoặc xem thêm dịch vụ IT khách sạn và giải pháp Hotel TV.