Welcome Page lấy tên khách từ PMS: tên có dấu, khách đoàn, phòng nhiều khách

Màn hình chào có tên khách ("Welcome Mr Lee") là tính năng được hỏi nhiều nhất khi khách sạn làm Hotel TV. Nguyên lý đơn giản: lễ tân check-in trên phần mềm quản lý khách sạn (PMS), hệ thống TV nhận tên khách và hiện lời chào trong phòng. Nhưng khi chạy thật, có nhiều tình huống làm lời chào hiện sai: tên tiếng Việt mất dấu, phòng có hai khách, khách đi đoàn, khách đổi phòng giữa chừng. Bài này đi qua từng tình huống và cách cấu hình để tránh.

Tên khách đi từ PMS sang TV như thế nào

Khi kết nối PMS với hệ thống IPTV, mỗi sự kiện ở quầy lễ tân được gửi sang hệ thống TV: check-in, đổi phòng, sửa thông tin khách, check-out. Hệ thống TV dùng dữ liệu đó để quyết định phòng nào hiện lời chào gì. Cách kết nối và những gì cần chuẩn bị có trong bài kết nối IPTV với PMS khách sạn và checklist tích hợp PMS với Hotel TV.

Điều quan trọng là: TV chỉ hiện đúng những gì lễ tân nhập trong PMS. Phần lớn lỗi lời chào bắt nguồn từ dữ liệu, không phải từ TV.

Tên tiếng Việt có dấu

Nhiều PMS lưu tên khách viết hoa không dấu theo hộ chiếu (NGUYEN VAN AN), một số lưu có dấu. Cần thống nhất trước:

• Hiển thị theo cách PMS lưu: đơn giản nhất, nhưng tên viết hoa toàn bộ trông cứng. Hệ thống TV có thể chuyển sang dạng viết hoa chữ cái đầu (Nguyen Van An).
• Chỉ hiện họ hoặc tên: lời chào kiểu "Welcome Mr Nguyen" ngắn gọn, ít rủi ro sai chính tả hơn hiện cả họ tên.
• Font chữ trên TV: nếu PMS có lưu tên có dấu, giao diện phải dùng font hiển thị đủ dấu tiếng Việt. Cần thử trên đúng dòng TV của khách sạn, vì trình duyệt của mỗi hãng TV xử lý font khác nhau.

Danh xưng Mr, Ms, Mrs

Danh xưng lấy từ trường danh xưng (title) trong hồ sơ khách ở PMS. Nếu lễ tân bỏ trống trường này, lời chào có thể thành "Welcome Nguyen" hoặc hiện sai danh xưng. Hai cách xử lý:

• Quy định lễ tân luôn chọn danh xưng khi tạo hồ sơ khách.
• Cấu hình lời chào dự phòng khi thiếu danh xưng, ví dụ "Welcome, Nguyen Van An" hoặc "Welcome to [tên khách sạn]".

Phòng có hai khách trở lên

Phòng đôi hoặc phòng gia đình thường có nhiều khách trong cùng một đặt phòng. Khách sạn cần chọn một trong các cách:

• Chỉ hiện tên khách chính của đặt phòng (cách phổ biến nhất).
• Hiện tên chung theo họ, ví dụ "Welcome the Lee family".
• Hiện lời chào không có tên cho các phòng có nhiều khách.

Khách đoàn

Với đoàn khách (công ty, đoàn du lịch), lễ tân thường check-in hàng loạt và tên trong PMS có khi là tên đoàn hoặc tên trưởng đoàn cho mọi phòng. Nếu hiện nguyên, cả chục phòng cùng chào một tên. Nên thống nhất:

• Phòng thuộc đoàn hiện lời chào theo tên đoàn hoặc tên sự kiện ("Welcome ABC Company").
• Hoặc lễ tân cập nhật tên từng khách sau khi phân phòng, hệ thống TV sẽ cập nhật theo.

Đổi phòng, gia hạn, check-out

• Đổi phòng: lời chào phải chuyển sang phòng mới và xóa ở phòng cũ. Khi nghiệm thu, nên thử đổi phòng trên PMS và kiểm tra cả hai phòng.
• Sửa tên sau check-in: lễ tân sửa tên trong PMS thì TV phải cập nhật, không giữ tên cũ.
• Check-out: TV trở về màn hình mặc định. Đây là điểm quan trọng về quyền riêng tư: khách sau không được thấy tên khách trước.

Quyền riêng tư

Tên khách là dữ liệu cá nhân. Nên hạn chế những gì hiện trên màn hình: chỉ tên hoặc họ, không hiện số điện thoại, quốc tịch hay ngày đi. Dữ liệu từ PMS sang hệ thống TV chỉ nên gồm những trường thật sự cần cho lời chào và ngôn ngữ hiển thị.

Thử trước khi chạy toàn bộ

1. Tạo khách thử trên PMS với tên có dấu, tên dài, tên không có danh xưng.
2. Thử phòng nhiều khách và đặt phòng theo đoàn.
3. Thử đổi phòng, sửa tên, check-out.
4. Chụp màn hình từng trường hợp, duyệt với quản lý khách sạn rồi mới áp dụng cho toàn bộ phòng.

Cách thiết kế màn hình chào xem thêm ở bài màn hình chào mừng IPTV cho từng khách. Khác biệt khi làm Welcome Page trên từng dòng TV có trong bài Welcome Page trên Samsung TEP, LG Pro:Centric và Android TV. Khách sạn dùng TV cũ xem hiển thị Welcome trên TV cũ.

Câu hỏi thường gặp

Không có PMS thì có hiện tên khách được không?

Có thể nhập tay trên phần mềm quản lý TV, nhưng lễ tân phải thao tác thêm mỗi lần check-in, check-out. Với khách sạn nhiều phòng, nên kết nối PMS.

Lời chào có đổi theo ngôn ngữ của khách không?

Có thể, nếu PMS có trường ngôn ngữ hoặc quốc tịch và hệ thống TV được cấu hình để dùng trường đó. Khách vẫn đổi được ngôn ngữ bằng remote.

ITVmax kết nối được những PMS nào?

Tùy PMS và cách nhà cung cấp PMS mở kết nối. Liên hệ để biết thêm chi tiết.

ITVmax làm Welcome Page cá nhân hóa đồng bộ PMS trên Samsung, LG và Android TV. Xem giải pháp Hotel TV, trang tích hợp PMS, gọi hotline 0915.504.000 hoặc đặt lịch demo.