Mỗi đêm, khi khách đã ngủ và sảnh vắng, lễ tân ca đêm có một việc quan trọng phải làm trên phần mềm quản lý khách sạn (PMS): night audit, hay còn gọi là chốt ngày, kiểm toán đêm. Việc này mất từ vài phút đến hơn một tiếng tuỳ khách sạn, nhưng nếu làm sai thì sáng hôm sau cả bộ phận kế toán lẫn lễ tân phải ngồi sửa số liệu. Bài này giải thích night audit là gì, PMS làm những bước nào trong lúc chốt ngày, và những lỗi hay gặp ở khách sạn vừa và nhỏ.

Night audit là gì?

Night audit là thủ tục khép lại một ngày kinh doanh của khách sạn trong PMS. Ngày kinh doanh không trùng với ngày trên đồng hồ: khách check-in lúc 1 giờ sáng vẫn thường được tính vào đêm hôm trước. Vì vậy PMS giữ một "ngày hệ thống" riêng, và chỉ chuyển sang ngày mới khi có người chạy night audit.

Trong lúc chốt ngày, PMS ghi tiền phòng của đêm đó vào hoá đơn (folio) của từng khách, kiểm tra các đặt phòng chưa xử lý, chốt số liệu doanh thu và in hoặc lưu bộ báo cáo cuối ngày. Ở khách sạn lớn có hẳn vị trí night auditor; ở khách sạn 2–3 sao, việc này thường do lễ tân ca đêm hoặc night manager đảm nhận.

PMS làm gì trong lúc night audit?

Tên gọi và thứ tự từng bước khác nhau theo phần mềm (Opera PMS gọi là Night Audit, nằm trong mục End of Day, nhiều PMS Việt Nam gọi là "chốt ngày" hoặc "kết thúc ngày"), nhưng nội dung chính gần như giống nhau:

Kiểm tra khách đến chưa check-in. Đặt phòng có ngày đến hôm nay mà khách chưa đến phải được xử lý: huỷ, chuyển sang no-show, hoặc giữ phòng nếu khách báo đến muộn.
Kiểm tra khách phải đi mà chưa check-out. Khách có ngày đi hôm nay nhưng vẫn ở trạng thái đang ở: hoặc lễ tân quên check-out, hoặc khách gia hạn mà chưa sửa ngày đi.
Ghi tiền phòng và các khoản cố định. PMS tự cộng tiền phòng đêm nay theo giá đã chọn, kèm các khoản đi theo gói (ăn sáng, phí dịch vụ, thuế) vào folio từng phòng.
Đối chiếu thanh toán. Tổng tiền mặt, thẻ, chuyển khoản trong PMS phải khớp với tiền trong két và biên lai máy POS ngân hàng của ca.
Kiểm tra trạng thái phòng. Phòng đang có khách theo PMS phải khớp với báo cáo buồng phòng; phòng sai trạng thái là dấu hiệu khách đi mà chưa trả phòng trên hệ thống, hoặc phòng có người ở mà không có đặt phòng.
Chốt báo cáo. Công suất phòng, doanh thu theo bộ phận, giá phòng bình quân (ADR), doanh thu trên mỗi phòng sẵn có (RevPAR), danh sách khách đang ở, khách đến và đi ngày mai.
Chuyển ngày hệ thống và sao lưu. PMS chuyển sang ngày kinh doanh mới; nhiều phần mềm tự sao lưu dữ liệu ở bước này.

Nếu khách sạn có nhà hàng hoặc quầy bar dùng phần mềm POS riêng, các ca POS cũng nên được đóng trước khi chốt ngày, để các khoản ghi vào phòng (charge to room) đã về đủ folio.

Nên chạy night audit vào lúc nào?

Phần lớn khách sạn chạy night audit trong khoảng từ nửa đêm đến 3 giờ sáng: đủ muộn để hầu hết khách đã đến, nhưng đủ sớm để báo cáo sẵn sàng cho ca sáng. Quan trọng hơn giờ cụ thể là giờ cố định mỗi ngày, vì báo cáo doanh thu so sánh giữa các ngày chỉ có ý nghĩa khi khoảng thời gian chốt giống nhau.

Trong lúc chốt ngày, một số PMS khoá các thao tác như check-in, ghi tiền dịch vụ. Lễ tân nên biết trước để không phải bắt khách đến muộn chờ.

Những lỗi hay gặp khi chốt ngày

Quên check-out trên PMS

Khách đã trả phòng và thanh toán, nhưng lễ tân chưa bấm check-out. Đến night audit, PMS lại ghi thêm một đêm tiền phòng vào folio của khách đã đi. Sáng ra kế toán phải điều chỉnh, và phòng đó vẫn hiện "có khách" nên không bán được. Bước kiểm tra khách phải đi mà chưa check-out là để chặn lỗi này.

Xử lý no-show tuỳ tiện

Mỗi kênh đặt phòng có chính sách no-show riêng: có kênh cho thu phí đêm đầu, có kênh không. Nếu lễ tân huỷ hết cho nhanh, khách sạn mất khoản phí được phép thu; nếu giữ hết, phòng bị khoá không bán được cho khách đến muộn. Nên có quy định rõ cho từng nguồn đặt phòng.

Tiền trong két không khớp PMS

Thường do ghi nhận thanh toán sai phương thức (khách chuyển khoản nhưng ghi tiền mặt), hoặc thu tiền mà chưa nhập vào hệ thống. Việc này liên quan trực tiếp đến kiểm soát thất thoát, xem thêm bài chống thất thoát tiền phòng ở nhà nghỉ, khách sạn mini.

Sửa giá phòng sau khi đã chốt ngày

Tiền phòng đã ghi vào ngày cũ thì không nên sửa đè. Cách đúng là ghi một khoản điều chỉnh (giảm trừ hoặc hoàn) có lý do, để báo cáo các ngày đã chốt vẫn đúng như đã gửi.

Không ai chạy night audit

Ở khách sạn nhỏ, lễ tân ca đêm đôi khi bỏ qua, và PMS bị "kẹt" ở ngày hôm trước. Đặt phòng hôm nay không check-in được, báo cáo dồn hai ngày vào một. Một số PMS cho phép chạy tự động theo giờ, nhưng vẫn cần người xem lại danh sách cảnh báo vào sáng hôm sau.

Checklist night audit cho lễ tân ca đêm

Đóng các ca POS nhà hàng, quầy bar (nếu có).
Xử lý hết khách đến chưa check-in: đến muộn, no-show, huỷ.
Xử lý hết khách phải đi chưa check-out: đã đi hay gia hạn.
Đối chiếu tiền mặt, thẻ, chuyển khoản với PMS; ghi chú chênh lệch.
Đối chiếu trạng thái phòng với báo cáo buồng phòng.
Chạy chốt ngày, lưu hoặc in báo cáo cuối ngày.
Bàn giao các việc tồn cho ca sáng (xem quy trình bàn giao ca lễ tân).

Câu hỏi thường gặp

Khách sạn mini có cần night audit không?

Có. Kể cả khi chỉ có 15–20 phòng, chốt ngày giúp tiền phòng được ghi đều mỗi đêm và có số liệu doanh thu theo ngày. Khác biệt chỉ là danh sách kiểm tra ngắn hơn và thường làm trong vài phút.

Night audit có thay được kế toán không?

Không. Night audit chốt số liệu vận hành trong PMS. Kế toán vẫn đối chiếu với ngân hàng, hoá đơn và sổ sách theo quy định. Night audit làm tốt thì việc của kế toán nhẹ hơn nhiều.

PMS chạy trên cloud thì night audit có khác không?

Các bước nghiệp vụ giống nhau. Điểm khác là nếu mất Internet đúng lúc chốt ngày thì phải chờ có mạng lại, nên khách sạn dùng PMS cloud nên có đường truyền dự phòng.

Muốn hiểu thêm các phân hệ khác của phần mềm, xem bài 9 tính năng chính của phần mềm quản lý khách sạn và sử dụng phần mềm quản lý khách sạn (PMS). ITVmax tư vấn phần mềm quản lý khách sạn và kết nối PMS với hệ thống trong phòng như Hotel TV (xem tích hợp PMS). Cần trao đổi về quy trình chốt ngày hoặc chọn PMS, gọi hotline 0915.504.000 hoặc liên hệ ITVmax.