Nhiều chủ khách sạn nghe nhà cung cấp phần mềm nhắc liên tục ba cái tên: PMS, channel manager và booking engine. Ba thứ này hay được bán chung, giao diện đôi khi giống nhau, nên dễ nhầm là một. Thực ra mỗi thứ làm một việc khác nhau, và chỗ hay sinh lỗi nhất là đường nối giữa chúng: khách đặt trên website nhưng lễ tân không thấy, phòng đã bán trên OTA nhưng website vẫn mở bán. Bài này giải thích booking engine là gì, nó nằm ở đâu trong hệ thống phần mềm của khách sạn, và cần kiểm tra gì trước khi chọn.

Booking engine là gì?

Booking engine (công cụ đặt phòng trực tuyến) là phần mềm gắn vào website, fanpage hoặc ứng dụng của chính khách sạn, cho phép khách tự chọn ngày, chọn hạng phòng, xem giá, điền thông tin và gửi đặt phòng mà không cần gọi điện hay nhắn tin. Khi khách bấm nút "Đặt ngay" trên website khách sạn, màn hình chọn ngày và hạng phòng hiện ra chính là booking engine.

Mục đích của booking engine là biến lượt truy cập website thành đặt phòng trực tiếp. Đặt phòng trực tiếp không phải trả hoa hồng cho OTA (Booking.com, Agoda, Expedia...), và khách sạn giữ được thông tin liên hệ của khách để chăm sóc về sau. Bài OTA là gì, làm sao bớt phụ thuộc Booking, Agoda nói kỹ hơn về bài toán này.

Một booking engine thường có:

Lịch chọn ngày và tìm phòng trống theo số khách, số phòng.
Danh sách hạng phòng kèm ảnh, tiện nghi, chính sách huỷ.
Giá theo ngày, các gói giá (có ăn sáng, không hoàn huỷ, ở dài ngày), mã khuyến mãi.
Bán thêm dịch vụ như đưa đón sân bay, ăn tối, spa.
Thanh toán hoặc đặt cọc qua cổng thanh toán, hoặc giữ phòng không cần thanh toán trước tuỳ chính sách.
Email, tin nhắn xác nhận gửi tự động cho khách và cho khách sạn.
Nhiều ngôn ngữ, nhiều loại tiền cho khách quốc tế.

Booking engine, channel manager và PMS khác nhau thế nào?

Phần mềm	Ai dùng	Làm gì
PMS (phần mềm quản lý khách sạn)	Lễ tân, buồng phòng, kế toán, quản lý	Quản lý tồn phòng, đặt phòng, check-in, check-out, sơ đồ phòng, hoá đơn, báo cáo. Đây là nơi lưu dữ liệu gốc.
Channel manager	Bộ phận đặt phòng, sales	Đẩy giá, phòng trống, điều kiện bán lên các OTA và kéo đặt phòng từ OTA về, giữ mọi kênh cùng một số liệu.
Booking engine	Khách hàng	Nhận đặt phòng trực tiếp trên website, ứng dụng, mạng xã hội của khách sạn.

Nói ngắn gọn: PMS là kho, channel manager là người phân phối ra các đại lý (OTA), còn booking engine là quầy bán hàng của chính khách sạn trên mạng. Booking engine không có ý nghĩa nếu không biết chính xác còn bao nhiêu phòng, mà con số đó nằm trong PMS. Về channel manager, xem thêm bài Channel manager là gì.

Dữ liệu chạy giữa ba phần mềm như thế nào?

Khi kết nối đúng, luồng dữ liệu thường như sau:

Khách sạn đặt giá và số phòng mở bán (trên PMS hoặc channel manager, tuỳ cách cấu hình).
Giá và phòng trống được đẩy ra booking engine và các OTA.
Khách đặt trên website: booking engine ghi nhận và chuyển đặt phòng về PMS.
PMS trừ tồn phòng, số phòng trống mới được đẩy lại ra channel manager để các OTA cũng giảm theo.
Đến ngày, lễ tân check-in khách ngay trên đặt phòng đã có sẵn trong PMS, không nhập lại.

Điểm mấu chốt là kết nối phải hai chiều và gần như tức thời. Nếu booking engine chỉ gửi email báo đặt phòng để lễ tân nhập tay vào PMS, khoảng trễ giữa lúc khách đặt và lúc nhập là lúc dễ xảy ra bán trùng phòng (overbooking), nhất là mùa cao điểm. Cách giảm rủi ro này có trong bài quản lý OTA mùa cao điểm, tránh overbooking.

Ba kiểu triển khai thường gặp

Booking engine đi kèm PMS

Nhiều PMS có sẵn booking engine hoặc mua kèm từ cùng nhà cung cấp. Ưu điểm là dữ liệu chung một chỗ, ít lỗi đồng bộ, chỉ một đầu mối hỗ trợ. Nhược điểm là giao diện đặt phòng có thể không linh hoạt bằng sản phẩm chuyên dụng.

Booking engine độc lập, kết nối qua channel manager

Booking engine của bên thứ ba được nối vào channel manager như một "kênh bán" nữa, channel manager lại nối với PMS. Cách này phổ biến khi khách sạn đã dùng sẵn một channel manager. Cần kiểm tra kỹ đặt phòng từ website có đi đến PMS đầy đủ thông tin (yêu cầu đặc biệt, tiền cọc, gói giá) hay không.

Booking engine kết nối thẳng PMS qua API

Booking engine gọi trực tiếp giao diện kết nối (API) của PMS. Cách này cần PMS có API mở cho bên thứ ba và cần làm rõ ai chịu trách nhiệm khi kết nối lỗi. Với PMS lớn như Opera, việc kết nối bên thứ ba thường đi qua interface hoặc nền tảng tích hợp do hãng quy định.

Cần kiểm tra gì trước khi chọn booking engine?

Kết nối được với PMS và channel manager đang dùng không, kết nối một chiều hay hai chiều, có độ trễ bao lâu.
Hiển thị tốt trên điện thoại. Nhiều khách xem website khách sạn bằng điện thoại; quy trình đặt dài, nhiều bước sẽ làm khách bỏ ngang.
Cổng thanh toán hỗ trợ thẻ quốc tế, ví, chuyển khoản phù hợp với khách của mình; tiền về tài khoản ai, sau bao lâu.
Gói giá và khuyến mãi có đủ linh hoạt: giá thành viên, giá ở dài ngày, mã giảm giá.
Đa ngôn ngữ, đa tiền tệ nếu khách quốc tế chiếm tỉ trọng lớn.
Báo cáo và theo dõi chuyển đổi: gắn được công cụ đo lường để biết khách đến từ quảng cáo nào, bỏ ngang ở bước nào.
Kết nối kênh metasearch như Google Hotel Ads, để giá trên website xuất hiện cạnh giá OTA khi khách tìm trên Google. Xem bài kết nối booking engine với Google Hotel Ads.
Chi phí: thu phí cố định theo tháng hay theo phần trăm đặt phòng; phí cổng thanh toán tính riêng hay đã gồm.

PMS là trung tâm, không chỉ cho đặt phòng

Khi chọn booking engine, nên nhìn cả bức tranh: mọi hệ thống của khách sạn đều lấy dữ liệu khách từ PMS. Đặt phòng từ website vào PMS, rồi từ PMS sang các hệ thống khác trong khách sạn. Ví dụ, khi PMS được kết nối với hệ thống TV trong phòng, lễ tân check-in xong thì TV tự hiện lời chào kèm tên khách, check-out thì lời chào tự xoá; xem trang tích hợp PMS với TV khách sạn. Dữ liệu đặt phòng sạch và đầy đủ ngay từ booking engine giúp các bước sau chạy trơn tru.

Câu hỏi thường gặp

Khách sạn nhỏ có cần booking engine không?

Nếu khách sạn có website và có khách tìm đến trực tiếp, booking engine giúp nhận đặt phòng cả lúc lễ tân đang bận hay ngoài giờ. Khách sạn rất nhỏ, chủ yếu nhận khách qua OTA và điện thoại, có thể bắt đầu bằng booking engine đi kèm PMS để không phải quản lý thêm một phần mềm riêng.

Đã có channel manager rồi, có cần booking engine nữa không?

Có, vì hai thứ làm việc khác nhau. Channel manager phân phối phòng lên OTA; booking engine nhận đặt phòng trực tiếp trên website. Điều cần làm là nối booking engine vào channel manager hoặc PMS để chung một số liệu tồn phòng.

Booking engine có thay được PMS không?

Không. Booking engine chỉ lo phần nhận đặt phòng trực tuyến. Check-in, check-out, sơ đồ phòng, buồng phòng, hoá đơn, báo cáo vẫn cần PMS.

Tại sao khách đặt trên website mà lễ tân không thấy?

Thường do booking engine chưa kết nối với PMS, hoặc kết nối lỗi mà không có cảnh báo. Nên có quy trình đối chiếu đặt phòng hằng ngày giữa booking engine và PMS, và yêu cầu nhà cung cấp báo lỗi đồng bộ.

ITVmax làm phần mềm quản lý khách sạn, website khách sạn có tích hợp booking engine, và tư vấn triển khai channel manager kết nối với PMS (xem giới thiệu ITVmax). Muốn rà soát cách các phần mềm đặt phòng của khách sạn đang nối với nhau, gọi hotline 0915.504.000 hoặc liên hệ ITVmax.