Kịch bản quản lý OTA mùa cao điểm: Cách tránh overbooking và tăng giá trị đặt phòng

Mùa cao điểm như lễ 30/4 – 1/5, hè, Tết âm lịch luôn là cơ hội vàng để khách sạn tăng trưởng doanh thu. Nhưng nếu không kiểm soát tốt các kênh OTA, hệ quả rất rõ ràng:

Overbooking → khách bức xúc, đánh giá xấu
Sai lệch giá bán giữa các kênh → mất uy tín
Không upsell được dịch vụ đi kèm → bỏ lỡ cơ hội tăng giá trị đơn hàng

Bài viết này là hướng dẫn chi tiết kịch bản vận hành OTA hiệu quả mùa cao điểm.

📅 1. Chuẩn bị trước mùa cao điểm – càng sớm càng tốt

Thời gian chuẩn bị lý tưởng: trước cao điểm 30–45 ngày

Hành động	Ghi chú
Cập nhật đầy đủ giá phòng theo mùa	Bao gồm ngày lễ – cuối tuần
Kiểm tra lại thông tin phòng – ảnh – chính sách	Gắn đúng số người, chính sách hủy
Rà soát lại review gần đây	Trả lời, cải thiện nếu có phàn nàn
Xây dựng ưu đãi trọn gói (combo)	Phòng + ăn sáng, tour, xe đưa đón

🧩 2. Tối ưu phân phối phòng trên OTA

Không nên mở hết tất cả số phòng trên mỗi OTA → chia đều, tránh overbooking
Sử dụng Channel Manager để quản lý tồn kho tự động
Thiết lập giá bán cao hơn trên OTA, giá ưu đãi hơn khi đặt tại website

📌 Gợi ý: Để 50% phòng cho website / trực tiếp, 50% còn lại chia đều Booking – Agoda – Traveloka

🔁 3. Tự động hoá điều chỉnh giá (rate parity)

Mùa cao điểm → cầu tăng → cần có cơ chế điều chỉnh giá linh hoạt

Cài đặt tăng giá tự động khi số lượng phòng còn ít
Sử dụng hệ thống yield management nếu có (qua PMS hoặc OTA partner)

Ví dụ:

Khi còn dưới 3 phòng – tăng 15% giá
Khi full 1 ngày – tự động đóng bán ngày kế tiếp

💬 4. Tối ưu hoá upsell trong xác nhận đặt phòng

Sau khi khách đặt phòng trên OTA, hãy:

Gửi email xác nhận → chèn link nâng cấp phòng, đặt bữa ăn, spa, tour
Sử dụng Zalo OA hoặc SMS xác nhận + gợi ý dịch vụ
Tặng voucher sử dụng dịch vụ thêm nếu đặt sớm

→ Mục tiêu: tăng giá trị đơn hàng trung bình (ARV – Average Reservation Value)

🧠 5. Quản lý tồn kho theo thời gian thực – chống overbooking

Công cụ	Lợi ích
Channel Manager	Đồng bộ số phòng trên tất cả kênh
PMS	Quản lý đặt chồng, tình trạng phòng dọn sạch
Booking Engine Website	Ưu tiên khách đặt trực tiếp không qua trung gian
Chatbot tư vấn booking	Trả lời khách nhanh chóng ngoài giờ hành chính

📊 6. Theo dõi – điều chỉnh liên tục trong mùa cao điểm

Theo dõi hàng ngày	Hành động
Tỷ lệ lấp phòng	Nếu gần full → tăng giá
Kênh nào bán nhanh nhất	Giới hạn phòng còn lại trên kênh đó
Đánh giá khách	Ưu tiên khách quen, khách có điểm cao
Khách hỏi qua website/Zalo	Chuyển đổi bằng giá tốt hơn OTA