Chống thất thoát tiền phòng ở nhà nghỉ, khách sạn mini

Chủ nhà nghỉ nào cũng từng có lúc nhìn sổ cuối tháng và thấy có gì đó không khớp: phòng trông lúc nào cũng có khách, điện nước tháng nào cũng cao, mà tiền về thì chỉ lưng lửng. Phần lớn trường hợp không phải do mất trộm lớn, mà là những khoản nhỏ lọt ra mỗi ngày ở quầy lễ tân. Bài này nói thẳng những cách tiền phòng hay bị thất thoát nhất ở nhà nghỉ, khách sạn mini, và cách chặn từng cái mà không cần đầu tư nhiều.

Tiền phòng thường lọt ra ở đâu?

Kinh nghiệm từ các chủ nhà nghỉ cho thấy thất thoát hay rơi vào mấy kiểu sau:

• Khách nghỉ giờ không vào sổ. Khách vào 2 tiếng rồi đi, lễ tân thu tiền mặt, không ghi. Buồng phòng dọn lại như bình thường, không ai biết phòng đó vừa được bán.
• Ghi giờ ít hơn thực tế. Khách ở 4 tiếng nhưng sổ ghi 2 tiếng, hoặc khách qua đêm nhưng ghi là nghỉ giờ. Phần chênh lệch nằm trong túi người trực.
• Bán giá cao, khai giá thấp. Khách trả giá cuối tuần nhưng sổ ghi giá ngày thường, hoặc có giảm giá "cho khách quen" mà chủ không hề biết.
• Phòng ghi là đang sửa, đang dọn nhưng thực ra vẫn cho khách vào.
• Đồ uống minibar, nước suối, mì gói bán cho khách nhưng không tính tiền, hoặc tính rồi không nộp.
• Thẻ phòng, chìa khoá dự phòng nằm trong tay người trực, mở phòng lúc nào cũng được.

Điểm chung của các kiểu này là chủ không có cách nào đối chiếu. Sổ do chính người trực ghi, tiền do chính người trực thu, nên sổ luôn khớp với tiền. Cái cần làm là tạo ra một nguồn số liệu thứ hai mà người trực không sửa được.

1. Ghi nhận khách bằng phần mềm, không bằng sổ giấy

Sổ giấy thì xé được, tẩy được, viết lại được. Phần mềm quản lý khách sạn (PMS) thì mỗi lần nhận phòng, trả phòng, đổi giá đều lưu lại ai làm, làm lúc mấy giờ. Muốn sửa giá hay huỷ một lần nhận phòng thì phải có quyền, và vẫn để lại dấu.

Với nhà nghỉ, khách sạn mini, nên để ý mấy điểm khi chọn và cài phần mềm:

• Có tính tiền theo giờ, qua đêm, theo ngày, và tự tính khi khách ở quá giờ.
• Bảng giá do chủ cài sẵn, lễ tân không tự sửa giá được, muốn giảm thì phải xin quyền.
• Chủ xem được trên điện thoại: phòng nào đang có khách, ca này thu bao nhiêu.
• Mỗi người một tài khoản riêng, không dùng chung một mật khẩu cho cả quầy.

Riêng phần mềm thì vẫn chưa đủ, vì người trực có thể không nhập khách vào máy. Phải có thêm nguồn đối chiếu ở dưới.

2. Khoá thẻ từ: mỗi lần mở cửa đều có ghi lại

Đây là cách đối chiếu hiệu quả nhất. Khoá thẻ từ lưu lại lịch sử mở cửa của từng phòng: thẻ nào mở, lúc mấy giờ. Bộ ghi thẻ ở lễ tân cũng lưu mỗi lần làm thẻ mới.

Khi đã có khoá thẻ từ, cuối ngày chủ chỉ cần so: phòng 203 có thẻ khách mở cửa lúc 14h, nhưng phần mềm không có lượt nhận phòng nào, vậy là có chuyện. Để cách này có tác dụng:

• Thẻ khách chỉ làm được ở bộ ghi thẻ có đăng nhập tài khoản, không để sẵn thẻ trắng.
• Thẻ tổng (mở được mọi phòng) do chủ hoặc quản lý giữ, không để ở quầy.
• Thẻ buồng phòng chỉ mở được trong giờ làm, và tách riêng với thẻ khách để nhìn lịch sử là phân biệt được.

Nhiều nhà nghỉ còn gắn công tắc thẻ (cắm thẻ mới có điện) trong phòng. Ngoài tiết kiệm điện, nó cho thêm một dấu hiệu: phòng có điện trong khi phần mềm báo phòng trống.

3. Camera đúng chỗ: quầy lễ tân và hành lang

Camera không phải để soi nhân viên cả ngày, mà để khi số liệu lệch thì có cái xem lại. Những vị trí đáng lắp:

• Quầy lễ tân, góc nhìn thấy được chỗ đưa nhận tiền và máy tính.
• Cửa ra vào và sảnh, để đếm được lượt khách vào ra.
• Hành lang các tầng, thấy được cửa phòng nào mở, lúc nào.
• Kho đồ uống, kho đồ vải nếu có.

Tuyệt đối không lắp trong phòng khách và khu vệ sinh. Đầu ghi nên đặt ở chỗ người trực không tự ý tắt được, và chủ xem được từ xa trên điện thoại. Xem thêm cách bố trí ở trang lắp camera cho khách sạn.

4. Đối chiếu cuối ca, mỗi ca 5 phút

Ba nguồn số liệu ở trên chỉ có ích khi có người so. Không cần làm kế toán, chỉ cần một thói quen ngắn khi giao ca:

1. Đếm tiền mặt trong két, so với số phần mềm báo ca đó thu.
2. Xem danh sách phòng đang có khách trên phần mềm, so với phòng đang có điện, đang cắm thẻ.
3. Mỗi tuần một lần, lấy lịch sử khoá cửa của vài phòng bất kỳ, so với lượt nhận phòng trên máy.
4. Mỗi tháng, so số lượt dọn phòng của buồng phòng với số lượt bán phòng. Dọn nhiều hơn bán là dấu hiệu rõ nhất.

Người trực biết chủ có so thì phần lớn các kiểu gian lận nhỏ sẽ tự dừng, chưa cần bắt được ai.

5. Vài việc nhỏ mà hiệu quả

• Khuyến khích khách chuyển khoản hoặc quét mã thanh toán vào tài khoản của chủ, bớt tiền mặt qua tay người trực.
• Niêm yết bảng giá ở quầy, để khách thấy giá thật, người trực khó khai giá thấp hơn.
• Minibar để số lượng cố định, buồng phòng kiểm khi dọn và báo lên phần mềm, không báo miệng.
• Đổi mật khẩu phần mềm và thẻ tổng khi có người nghỉ việc.

Đầu tư bao nhiêu là đủ?

Không phải nhà nghỉ nào cũng cần làm hết một lúc. Thứ tự hợp lý thường là: phần mềm quản lý trước (rẻ, có ngay), rồi camera quầy và hành lang, sau cùng là khoá thẻ từ khi có dịp sửa sang phòng. Chi phí tuỳ số phòng và những gì đã có sẵn, nên cách tốt nhất là cho người khảo sát xem hiện trạng rồi mới tính.

ITVmax làm cả ba phần: cài và hỗ trợ phần mềm quản lý (dịch vụ IT khách sạn), lắp camera, và hệ thống điện nhẹ gồm khoá thẻ từ. Nếu nhà nghỉ đang tính làm cả truyền hình cho phòng, có thể xem thêm Hotel TV cho khách sạn mini, nhà nghỉ dưới 50 phòng. Gọi hotline 0915.504.000 để được khảo sát miễn phí.