1. Ngân sách khách sạn là gì? Vì sao cần lập ngân sách hàng năm?

Ngân sách (budget) là kế hoạch tài chính chi tiết theo từng tháng, quý, năm bao gồm:

Dự báo doanh thu

Kế hoạch chi phí vận hành

Định mức lợi nhuận kỳ vọng

Lợi ích của việc lập ngân sách:

Giúp chủ đầu tư nắm rõ dòng tiền.
Căn cứ để đo lường hiệu quả vận hành theo từng phòng ban.
Tạo nền tảng cho các quyết định chiến lược (mở rộng, giảm giá, tuyển thêm người...).

2. Các khoản mục ngân sách & tài chính cần kiểm soát trong khách sạn

Khoản mục chính	Nội dung	Gợi ý theo dõi
Doanh thu	Phòng, F&B, Spa, Event, Mini Bar…	Tách riêng theo từng mảng
Chi phí trực tiếp	Lương, điện nước, giặt là, F&B cost	Áp định mức %
Chi phí gián tiếp	Marketing, hoa hồng OTA, bảo trì	Theo tỷ lệ doanh thu
Chi phí cố định	Khấu hao, tiền thuê đất, lãi vay	Xác định theo quý/năm
Dòng tiền thực tế (cashflow)	Tiền ra – tiền vào hàng ngày	Cập nhật theo tuần
Lợi nhuận ròng (Net Profit)	Doanh thu – Tổng chi phí	Mục tiêu từ 15–30%

🎯 Lưu ý: Đừng nhầm lẫn giữa doanh thu cao và lợi nhuận thực sự – chỉ khi kiểm soát được chi phí mới sinh lời.

3. Quy trình lập ngân sách tài chính cho khách sạn

3.1. Bước 1: Dự báo doanh thu theo mùa

Phân tích dữ liệu năm trước.
Lập kế hoạch theo:
- Mùa cao điểm – thấp điểm
- Booking OTA – TA – trực tiếp
- Doanh thu dịch vụ phụ trợ (F&B, Spa, Tour...)

3.2. Bước 2: Dự trù chi phí chi tiết

Ghi rõ từng đầu mục chi:
- Lương – bảo hiểm – thưởng
- Tiện ích điện nước
- Chi phí OTA (% booking)
- Sửa chữa – bảo trì – khấu hao

3.3. Bước 3: Thiết lập mục tiêu tài chính

Net profit kỳ vọng: 20–30%
Tỷ lệ chi phí phòng/doanh thu: < 35%
EBITDA (Lợi nhuận trước thuế, khấu hao): 25–40%

3.4. Bước 4: Trình duyệt ngân sách

Chủ đầu tư/chủ tịch phê duyệt.
Quản lý phòng ban chịu trách nhiệm thực hiện theo budget.

4. Kiểm soát ngân sách hàng tháng: Phân tích lệch & tối ưu

Cách kiểm tra hiệu quả tài chính hàng tháng

So sánh Actual vs Budget (thực tế so với kế hoạch).
Ghi nhận các khoản lệch >10% để phân tích nguyên nhân.
Tổ chức họp quản lý tài chính định kỳ.

Ví dụ biểu mẫu:

Khoản mục	Dự kiến (Budget)	Thực tế (Actual)	Lệch	Giải trình
Doanh thu phòng	1.200.000.000	1.050.000.000	-12.5%	Do OTA giảm đặt
Chi phí nhân sự	250.000.000	270.000.000	+8%	Tăng giờ OT tháng cao điểm

💡 Gợi ý: Sử dụng Google Sheet, Excel có template sẵn để dễ kiểm soát & trình bày trực quan.

5. Công cụ hỗ trợ quản lý ngân sách & tài chính khách sạn

Công cụ	Chức năng	Gợi ý sử dụng
PMS (Opera, CiHMS, Smile)	Theo dõi booking, doanh thu	Kết nối kế toán – marketing
Excel/Google Sheets	Tự lập bảng ngân sách chi tiết	Giao quyền xem/sửa theo bộ phận
Phần mềm kế toán (MISA, Bravo)	Theo dõi chi phí – công nợ – lương	Kết hợp báo cáo tài chính
Power BI / Looker Studio	Phân tích số liệu trực quan	Cho quản lý cấp cao
Phần mềm quản lý tài chính khách sạn ITVmax	Tích hợp theo mô hình mini – boutique	Dễ dùng, báo cáo chuẩn cho chủ đầu tư

6. Những sai lầm phổ biến trong quản lý tài chính khách sạn

Sai lầm	Hậu quả	Cách khắc phục
Không lập ngân sách	Không kiểm soát chi tiêu	Lập budget ngay từ đầu năm
Gộp chung mọi chi phí	Khó xác định phòng ban lỗ – lời	Tách theo phòng ban, đầu mục
Không phân tích lệch	Không biết yếu tố nào gây thất thoát	So sánh tháng – quý định kỳ
Lệ thuộc kế toán, không hiểu con số	Chủ đầu tư bị động	Quản lý cần học đọc BCTC cơ bản

7. Case Study: Tối ưu ngân sách cho khách sạn 3 sao tại Hội An

Khách sạn Lantern Hội An từng có doanh thu 1.8 tỷ/tháng, nhưng lợi nhuận chỉ ~3%. Sau khi áp dụng quy trình kiểm soát ngân sách: ✅ Rà soát chi phí điện, nước, OTA → giảm 12%
✅ Áp định mức chi phí theo số phòng bán
✅ Tổ chức họp tài chính hàng tháng, phản ánh hiệu quả theo từng bộ phận

→ Sau 6 tháng, lợi nhuận ròng tăng lên 16%, không cần tăng giá phòng.