Vì sao khách sạn cần phần mềm quản lý thời gian và lịch làm?

• Tự động hóa xếp ca: Tránh trùng lặp, thiếu ca, quên lịch hoặc ưu ái không công bằng

• Giảm chi phí nhân sự: Phân bổ ca hợp lý giúp hạn chế giờ tăng ca, ca rảnh

• Tăng sự minh bạch: Nhân viên chủ động kiểm tra ca, đề xuất đổi ca, xin nghỉ dễ dàng

• Đảm bảo vận hành 24/7 hiệu quả: Không ai bị bỏ sót, mọi vị trí đều được lấp đầy

• Gắn kết đội ngũ: Giao tiếp nội bộ tốt hơn, ít mâu thuẫn vì lịch làm việc rõ ràng

• Nâng cao trải nghiệm nhân sự: Nhân viên cảm thấy được tôn trọng và tin tưởng hơn khi có quyền kiểm soát lịch trình cá nhân

• Phân tích dữ liệu nhân sự: Quản lý có thể đánh giá hiệu suất làm việc, mức độ cam kết, tỷ lệ nghỉ việc dựa vào thời gian làm việc thực tế

Top phần mềm quản lý thời gian & lịch làm việc cho khách sạn

1. Deputy

• Giao diện trực quan dạng bảng (drag & drop)

• Cho phép nhân viên đăng ký ca, đổi ca qua app

• Tích hợp với máy chấm công & payroll

• Thông báo thay đổi ca theo thời gian thực

• Phân tích dữ liệu để tối ưu lịch theo nhu cầu hoạt động

• Hỗ trợ cảnh báo vi phạm quy định lao động (ví dụ làm quá giờ)

2. Homebase

• Miễn phí cho team nhỏ dưới 20 người

• Có tính năng GPS chấm công trên thiết bị di động

• Quản lý xin nghỉ phép, đổi ca, nhắc lịch

• Phù hợp với khách sạn quy mô vừa và nhỏ

• Báo cáo chấm công và năng suất cơ bản

3. 7shifts (chuyên ngành F&B – nhà hàng, khách sạn có nhà hàng)

• Tối ưu hóa ca làm theo doanh thu dự báo

• Tự động kiểm soát số giờ làm theo luật lao động

• Cho phép feedback, nhắn tin trong team

• Giao diện mobile mạnh mẽ, phù hợp đội ngũ trẻ

• Báo cáo nhân sự nâng cao

4. When I Work

• Dễ dùng, triển khai nhanh

• Tạo lịch theo nhóm vai trò (lễ tân, housekeeping, bảo trì…)

• Cho phép quản lý nhiều chi nhánh trong cùng một dashboard

• Tích hợp payroll như Gusto, ADP

• Có chatbot hỗ trợ tự động nhắc ca và xác nhận ca

5. Clockify (theo dõi thời gian làm việc, chấm công online)

• Ghi nhận thời gian làm việc chi tiết theo nhiệm vụ

• Theo dõi hiệu suất từng nhân viên

• Hữu ích cho bộ phận quản lý, sales, hoặc các dự án marketing nội bộ

• Có app desktop và extension trình duyệt tiện lợi

• Miễn phí, mã nguồn mở

Bảng so sánh nhanh các phần mềm

Ưu & nhược điểm của phần mềm quản lý ca làm trong khách sạn

Ưu điểm:

• Giảm thời gian quản lý thủ công

• Tránh sai sót trong chấm công, trả lương

• Minh bạch và tăng sự hài lòng của nhân viên

• Giảm turnover do tăng trải nghiệm làm việc

• Dễ mở rộng khi quy mô khách sạn tăng

• Giao diện thân thiện, dễ tiếp cận với nhân viên trẻ

Nhược điểm:

• Cần thời gian đào tạo ban đầu để làm quen

• Một số phần mềm có chi phí cao với khách sạn nhỏ

• Yêu cầu internet ổn định khi sử dụng mobile app

• Cần tích hợp hệ thống HRM và payroll để tối ưu hoá hiệu quả

Kết luận

"Quản lý con người là nghệ thuật lớn nhất của người làm khách sạn." Và một phần mềm quản lý thời gian hiệu quả chính là cánh tay đắc lực để nghệ thuật đó trở nên chính xác, minh bạch và bền vững hơn.

Đầu tư vào hệ thống quản lý lịch làm không chỉ giúp khách sạn vận hành trơn tru hơn mà còn góp phần xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, linh hoạt và đầy nhân văn.

Phần mềm không thay thế con người, nhưng sẽ giúp con người làm việc thông minh hơn – đó là cách để ngành hospitality phát triển bền vững trong thời đại mới.