Hóa đơn điện tử là gì và tại sao khách sạn cần áp dụng?

Hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán dưới dạng dữ liệu số, được lập, ký số, gửi nhận qua hệ thống điện tử. Trong ngành khách sạn, việc phát hành hóa đơn liên tục và chính xác là yếu tố bắt buộc – không chỉ để tuân thủ pháp lý, mà còn giúp khách hàng an tâm, tin tưởng.

Lý do khách sạn nên triển khai hóa đơn điện tử:

• Tuân thủ quy định của Bộ Tài chính (theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

• Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ, chuyển phát hóa đơn giấy

• Phát hành hóa đơn nhanh chóng, đặc biệt trong giờ cao điểm check-out

• Tăng độ chuyên nghiệp, nâng cao trải nghiệm khách hàng doanh nghiệp và cá nhân

• Dễ dàng tích hợp với phần mềm kế toán, PMS, CRM

• Tránh sai sót và gian lận, nhờ hệ thống kiểm tra và xác minh tự động

Lợi ích vượt trội của hóa đơn điện tử cho khách sạn

• Rút ngắn thời gian thủ tục thanh toán: Giúp khách không phải chờ lâu khi làm thủ tục nhận hóa đơn

• Tự động hóa quy trình kế toán: Dễ dàng đối soát, tổng hợp doanh thu

• Dễ dàng truy xuất và lưu trữ: Hóa đơn có thể gửi qua email, truy xuất trong hệ thống

• Hỗ trợ tốt kiểm toán và báo cáo thuế: Đảm bảo dữ liệu minh bạch, dễ kiểm tra

• Hạn chế tối đa sai sót khi lập hóa đơn: Với biểu mẫu thiết lập sẵn, hệ thống báo lỗi khi thiếu thông tin

• Bảo mật và an toàn dữ liệu: Với chữ ký số và mã hóa theo chuẩn quốc tế

Top phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp cho khách sạn tại Việt Nam

1. MISA meInvoice

• Phổ biến trong hệ sinh thái phần mềm kế toán khách sạn tại Việt Nam

• Dễ tích hợp với MISA AMIS, phần mềm kế toán, POS, PMS

• Giao diện tiếng Việt dễ sử dụng

• Có app mobile hỗ trợ xuất hóa đơn mọi lúc mọi nơi

• Đáp ứng đầy đủ quy định mới nhất từ Tổng cục Thuế

2. CyberBill

• Hệ thống linh hoạt, dễ dùng

• Cho phép lập hóa đơn theo từng chi nhánh, nhiều người dùng

• Tích hợp đa nền tảng, API mở dễ kết nối

• Có sẵn mẫu hóa đơn thiết kế chuyên nghiệp, dễ tùy chỉnh theo phong cách khách sạn

3. EasyInvoice

• Được sử dụng bởi nhiều chuỗi khách sạn vừa và nhỏ

• Tích hợp nhanh với phần mềm quản lý bán hàng

• Cho phép gửi hóa đơn qua email/SMS tự động

• Có hỗ trợ khách hàng 24/7, đảm bảo vận hành thông suốt

4. Fast Invoice

• Giao diện thân thiện, dễ thao tác cho lễ tân và kế toán

• Kết nối nhanh với hệ thống kế toán Fast Accounting

• Có chức năng quản lý hóa đơn theo kỳ, theo nhân viên, theo ca

• Phù hợp khách sạn muốn kiểm soát chặt chẽ quy trình xuất hóa đơn

5. EFY-eHOADON

• Nền tảng bảo mật cao, lưu trữ lâu dài

• Có thể đồng bộ với phần mềm quản lý nhân sự, chấm công, tài sản

• Hỗ trợ báo cáo thuế nhanh gọn

• Giao diện đơn giản, dễ triển khai cho nhiều chi nhánh

So sánh nhanh các phần mềm hóa đơn điện tử

Cách triển khai hóa đơn điện tử hiệu quả trong khách sạn

1. Đăng ký chữ ký số và kết nối với Tổng cục Thuế

2. Lựa chọn phần mềm hóa đơn phù hợp (ưu tiên tích hợp PMS, POS, kế toán)

3. Đào tạo lễ tân, kế toán sử dụng phần mềm

4. Cài đặt mẫu hóa đơn, thông tin công ty, mã số thuế...

5. Kết nối hệ thống đặt phòng với phần mềm hóa đơn để phát hành ngay khi check-out

6. Kiểm tra định kỳ và sao lưu dữ liệu hóa đơn

Kết luận

Việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp khách sạn tuân thủ pháp luật mà còn mang lại nhiều lợi ích về mặt vận hành, tài chính và trải nghiệm khách hàng. Đây là bước đi quan trọng trong tiến trình số hoá toàn diện ngành dịch vụ lưu trú.

Nếu bạn là chủ khách sạn, kế toán trưởng hoặc giám đốc vận hành, hãy cân nhắc lựa chọn phần mềm phù hợp ngay từ bây giờ để tránh bị động khi cơ quan thuế yêu cầu, đồng thời tận dụng tối đa lợi ích của công nghệ số.