Một số vấn đề phổ biến có thể kể đến:

• Không biết chính xác tồn kho còn bao nhiêu, dẫn đến tình trạng hết nguyên liệu đột xuất khi đang phục vụ khách.

• Không có cảnh báo khi hàng sắp hết, sắp hết hạn hoặc đã tồn lâu.

• Mua hàng theo cảm tính, không kiểm soát lượng nhập – lượng xuất – lượng sử dụng.

• Gian lận trong nội bộ: thất thoát nguyên liệu do nhân viên trục lợi mà không thể kiểm tra.

• Không đánh giá được hiệu quả hoạt động của nhà cung cấp (NCC), không theo dõi lịch sử nhập hàng.

• Không tính được cost món ăn chuẩn, dẫn đến sai lệch lợi nhuận và giá bán.

• Nếu không có giải pháp kiểm soát kho và vật tư, mọi nỗ lực marketing, quản lý khách hàng, bán hàng… đều có thể trở thành công cốc. Bạn sẽ không biết mình đang lỗ ở đâu, và càng không thể mở rộng quy mô.

Phần mềm quản lý kho – công cụ không thể thiếu trong vận hành hiện đại

Thay vì phải “vật lộn” với Excel, ghi chép tay hay quản lý bằng cảm tính, các phần mềm quản lý kho hiện đại giúp chủ nhà hàng – khách sạn kiểm soát kho một cách khoa học, chính xác và tiết kiệm thời gian.

Một hệ thống quản lý kho bài bản có thể mang lại các lợi ích sau:

• Theo dõi số lượng nguyên vật liệu, hàng hóa theo thời gian thực

• Cảnh báo tồn kho thấp hoặc gần hết hạn để kịp thời xử lý

• Tự động trừ kho theo từng món bán ra, nhờ kết nối trực tiếp với POS

• Kiểm soát giá cost món ăn dựa trên định mức nguyên liệu

• Giảm tối đa thất thoát nhờ báo cáo tồn kho chi tiết, chính xác

• Phân tích hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, giúp tối ưu mua hàng

Việc áp dụng phần mềm không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn góp phần nâng cao năng suất làm việc của nhân viên và tính minh bạch trong quản lý.

Gợi ý 4 phần mềm quản lý kho phổ biến và đáng dùng nhất hiện nay

Dưới đây là những phần mềm được đánh giá cao trong việc quản lý kho và vật tư dành cho nhà hàng, quán cà phê, khách sạn và các mô hình F&B:

1. MarketMan – Giải pháp quản lý kho dành cho chuỗi F&B và khách sạn lớn

MarketMan là một trong những phần mềm quản lý kho phổ biến nhất tại thị trường quốc tế, được thiết kế riêng cho ngành dịch vụ ăn uống. Phần mềm này hỗ trợ từ việc kiểm soát tồn kho, lên đơn đặt hàng, quản lý nhà cung cấp cho đến tính toán giá cost và phân tích chi phí nguyên vật liệu.

Điểm mạnh của MarketMan là khả năng tích hợp sâu với các phần mềm POS nổi tiếng như Square, Toast, Lightspeed… và cho phép theo dõi dữ liệu kho theo thời gian thực.

Đặc biệt phù hợp với các mô hình nhà hàng theo chuỗi hoặc khách sạn có nhiều bếp và điểm bán hàng khác nhau.

2. SimpleOrder (hiện là một phần của MarketMan)

Trước khi sáp nhập vào MarketMan, SimpleOrder đã rất nổi tiếng với các tính năng như:

• Tự động trừ kho theo công thức món ăn

• Lập đơn hàng theo định mức nguyên vật liệu

• Tính giá cost chính xác theo từng lô hàng

Sau khi trở thành một phần của MarketMan, toàn bộ tính năng mạnh mẽ của SimpleOrder vẫn được giữ nguyên và cải tiến thêm. Đây là lựa chọn đáng cân nhắc cho các mô hình F&B vừa và lớn.

3. Sapaad – Quản lý kho kết hợp POS, phù hợp cho mô hình đa chi nhánh

Sapaad là một nền tảng quản lý toàn diện cho các mô hình F&B vừa và nhỏ, đặc biệt phù hợp với chuỗi nhà hàng hoặc quán ăn hoạt động đa chi nhánh.

Sapaad không chỉ hỗ trợ quản lý kho chi tiết mà còn tích hợp POS, hệ thống đặt món online và quản lý đơn hàng delivery. Người dùng có thể thiết lập công thức món ăn để phần mềm tự động trừ kho khi bán hàng, đồng thời đưa ra cảnh báo khi nguyên vật liệu sắp hết.

Với giao diện thân thiện và dễ sử dụng, Sapaad phù hợp với các đội ngũ chưa có nhiều kinh nghiệm công nghệ.

4. MISA AMIS Kho – Giải pháp Việt Nam, thân thiện với thị trường nội địa

Đối với các doanh nghiệp Việt, đặc biệt là khách sạn và nhà hàng vừa và nhỏ, MISA AMIS Kho là giải pháp quản lý kho rất đáng cân nhắc.

Ưu điểm lớn nhất của MISA AMIS Kho nằm ở khả năng tích hợp với hệ sinh thái phần mềm kế toán, tài chính và nhân sự của MISA, giúp chủ doanh nghiệp theo dõi dữ liệu toàn diện từ kho cho đến lợi nhuận.

Các tính năng nổi bật bao gồm:

• Quản lý nhập – xuất – tồn kho chi tiết

• Theo dõi hạn sử dụng nguyên vật liệu

• Báo cáo tồn kho, giá trị hàng hóa theo thời gian thực

• Hỗ trợ tiếng Việt đầy đủ, dễ sử dụng với đội ngũ vận hành trong nước

Phần mềm này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp muốn sử dụng giải pháp “Made in Vietnam” có đội ngũ hỗ trợ địa phương và chi phí hợp lý.

Tiêu chí chọn phần mềm quản lý kho phù hợp cho mô hình của bạn

Khi lựa chọn phần mềm quản lý kho, bạn cần cân nhắc các tiêu chí sau:

• Quy mô vận hành: chuỗi, nhiều chi nhánh hay đơn lẻ

• Cần tích hợp với POS, kế toán hay chỉ cần kho?

• Giao diện có thân thiện, dễ dùng với nhân viên không rành công nghệ?

• Phần mềm có hỗ trợ tiếng Việt, đội ngũ chăm sóc khách hàng tốt không?

• Ngân sách đầu tư cho phần mềm ở mức nào?

Việc lựa chọn đúng phần mềm ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều chi phí và công sức trong quá trình vận hành lâu dài.

Kết luận

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, các mô hình kinh doanh F&B và khách sạn không thể chỉ dựa vào cảm tính hay phương pháp quản lý truyền thống. Kiểm soát nguyên vật liệu, tồn kho chính xác không chỉ giúp tối ưu vận hành mà còn là yếu tố sống còn quyết định đến lợi nhuận.

Việc đầu tư vào phần mềm quản lý kho là một bước đi thông minh và cần thiết để chuẩn hóa quy trình, giảm thiểu rủi ro và mở rộng kinh doanh bền vững.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý kho phù hợp với mô hình của mình, hãy để lại thông tin để được tư vấn chi tiết và demo trực tiếp.