1. Slack / Microsoft Teams – Giao tiếp nội bộ linh hoạt

👉 Giao tiếp theo thời gian thực, giảm lệ thuộc email

Slack và Microsoft Teams là hai công cụ hàng đầu cho giao tiếp nhóm chuyên nghiệp, được nhiều chuỗi khách sạn quốc tế lựa chọn. Nhờ khả năng nhắn tin theo kênh, gọi video và tích hợp với các công cụ quản lý khác, các bộ phận như lễ tân, housekeeping, F&B và quản lý có thể trao đổi dễ dàng mà không bỏ lỡ thông tin quan trọng.

Tính năng nổi bật:

• Nhắn tin nhóm hoặc cá nhân theo phòng ban, ca làm.

• Tích hợp với lịch làm việc, Google Drive, Zoom, v.v.

• Tìm kiếm tin nhắn, tệp tin nhanh chóng theo từ khóa.

• Có thể dùng trên máy tính, điện thoại, hoặc máy tính bảng.

Lợi ích cho khách sạn:

• Giảm sai sót do nhầm lẫn thông tin.

• Đảm bảo luồng thông tin xuyên suốt 24/7.

• Tăng cường phối hợp giữa các bộ phận theo thời gian thực.

2. Trello / Asana – Quản lý công việc theo dự án

👉 Minh bạch, trực quan, dễ kiểm soát tiến độ

Trello và Asana là hai nền tảng quản lý công việc phổ biến, giúp các khách sạn tổ chức công việc theo thẻ (cards), danh sách (lists), hoặc dòng thời gian (timeline). Nhân viên các bộ phận có thể cập nhật trạng thái công việc, ghi chú yêu cầu, và đánh dấu hoàn thành theo quy trình rõ ràng.

Tính năng nổi bật:

• Giao việc cho từng nhân sự kèm deadline rõ ràng.

• Theo dõi tiến độ công việc theo ngày/tuần/tháng.

• Tự động nhắc việc, phân loại công việc theo độ ưu tiên.

• Tích hợp email, Google Calendar, Slack, v.v.

Lợi ích cho khách sạn:

• Nâng cao khả năng giám sát công việc từ xa.

• Giảm trễ deadline, đảm bảo công việc đúng tiến độ.

• Tăng tính minh bạch và trách nhiệm trong vận hành.

3. HotSOS – Phần mềm quản lý bảo trì & dịch vụ khách hàng

👉 Ứng dụng chuyên biệt cho ngành khách sạn

HotSOS (Hotel Service Optimization System) là nền tảng chuyên biệt giúp các khách sạn xử lý yêu cầu bảo trì, dọn phòng và chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả. Khi khách báo sự cố từ phòng hoặc lễ tân, yêu cầu sẽ được gửi ngay đến bộ phận liên quan (kỹ thuật, housekeeping) qua app hoặc hệ thống trung tâm.

Tính năng nổi bật:

• Giao việc tự động theo từng loại yêu cầu dịch vụ.

• Theo dõi lịch sử xử lý từng phòng, từng nhân viên.

• Ghi chú nhanh về tình trạng thiết bị, phòng ốc.

• Tích hợp với PMS và hệ thống tổng đài nội bộ.

Lợi ích triển khai HotSOS:

• Giảm thời gian phản hồi yêu cầu của khách.

• Nâng cao chất lượng dịch vụ theo tiêu chuẩn quốc tế.

• Tăng hiệu quả vận hành của bộ phận kỹ thuật, buồng phòng.

Kết luận

Việc ứng dụng các nền tảng như Slack, Teams, Trello, Asana và HotSOS đang trở thành xu hướng tất yếu trong vận hành khách sạn hiện đại. Không chỉ giúp kết nối các bộ phận hiệu quả, mà còn góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ và tối ưu hóa chi phí vận hành.