1. HMS/PMS là gì?

• HMS (Hotel Management System) và PMS (Property Management System) là các phần mềm tích hợp giúp quản lý tổng thể các hoạt động trong khách sạn.

• Chúng bao gồm các chức năng như: đặt phòng, check-in/check-out, quản lý nhân sự, tài chính, kho, dịch vụ phòng, báo cáo thống kê, v.v.

Điểm khác biệt chính: PMS thường được sử dụng rộng rãi trong các loại hình bất động sản cho thuê (như resort, căn hộ dịch vụ...), còn HMS thường tập trung sâu hơn vào các quy trình đặc thù trong khách sạn.

a. Tăng hiệu suất vận hành

• Tự động hóa quy trình đặt phòng, thanh toán và quản lý khách.

• Giảm thiểu lỗi do con người và rút ngắn thời gian xử lý thủ công.

b. Nâng cao trải nghiệm khách hàng

• Khách hàng có thể đặt phòng, thanh toán, yêu cầu dịch vụ dễ dàng qua website hoặc ứng dụng di động.

• Hệ thống ghi nhớ thông tin khách hàng, giúp cá nhân hóa trải nghiệm và tăng mức độ hài lòng.

c. Quản lý tài chính chính xác và minh bạch

• Theo dõi doanh thu, chi phí và lợi nhuận theo thời gian thực.

• Tự động xuất báo cáo tài chính, thống kê công suất phòng nhanh chóng và chính xác.

d. Tối ưu hóa nguồn lực nhân sự

• Phân công công việc rõ ràng, hỗ trợ quản lý nhân sự hiệu quả.

• Giảm tải công việc lặp lại cho nhân viên, tập trung hơn vào nâng cao chất lượng dịch vụ.

3. Những tính năng nổi bật cần có trong một hệ thống HMS/PMS hiện đại

4. Cách lựa chọn hệ thống HMS/PMS phù hợp với mô hình khách sạn

• Xác định quy mô: Số lượng phòng, loại hình kinh doanh (hotel, resort, homestay...).

• Nhu cầu vận hành: Có cần tích hợp với website, hệ thống kế toán, CRM...?

• Khả năng mở rộng: Hệ thống có đáp ứng nếu mở rộng quy mô?

• Hỗ trợ kỹ thuật: Đơn vị cung cấp có hỗ trợ triển khai, đào tạo và bảo trì tốt không?

• Chi phí đầu tư: Cân đối giữa ngân sách và tính năng cần thiết.

5. Xu hướng phát triển HMS/PMS trong tương lai

• Tích hợp AI và Chatbot: Hỗ trợ trả lời khách hàng 24/7, đề xuất dịch vụ tự động.

• Hệ thống dự đoán công suất: Sử dụng dữ liệu lớn để dự báo xu hướng đặt phòng.

• Ứng dụng di động cho nhân viên: Theo dõi và xử lý công việc mọi lúc, mọi nơi.

• Bảo mật dữ liệu cao cấp: Đáp ứng tiêu chuẩn GDPR, PCI DSS...

Kết luận

Ứng dụng hệ thống quản lý HMS/PMS không chỉ giúp tối ưu hoạt động vận hành, tăng trải nghiệm khách hàng, mà còn nâng cao hiệu quả tài chính cho khách sạn. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, đầu tư vào công nghệ quản lý hiện đại là bước đi chiến lược và cần thiết để doanh nghiệp khách sạn phát triển bền vững.