Quản lý tài sản cố định là gì?

Là việc theo dõi toàn bộ vòng đời của tài sản – từ lúc mua sắm, vận hành, bảo trì đến khi thanh lý. Đặc biệt trong ngành khách sạn, bạn cần quản lý:

• Số lượng và vị trí của từng tài sản trong từng phòng

• Lịch bảo trì định kỳ (bơm gas máy lạnh, vệ sinh máy phát…)

• Trạng thái hoạt động (hư, đang dùng, cần sửa chữa…)

• Chi phí khấu hao, bảo hành, thanh lý

• Tình trạng kiểm kê tài sản định kỳ, tránh thất thoát

Lợi ích khi dùng phần mềm quản lý tài sản

• Biết chính xác tài sản nào ở đâu: Không còn cảnh “TV phòng 504 mất remote” mà không ai biết

• Giảm chi phí bảo trì: Bảo trì định kỳ giúp tăng tuổi thọ thiết bị, tránh hư đột xuất

• Quản lý khấu hao rõ ràng: Tự động tính khấu hao theo thời gian, phục vụ kế toán – báo cáo tài chính dễ dàng

• Chống thất thoát nội bộ: Quản lý việc điều chuyển, mất mát, gắn mã tài sản bằng QR code

• Ra quyết định mua sắm tốt hơn: Phân tích tài sản nào hay hư, nên đầu tư mới hoặc thuê ngoài

Top phần mềm quản lý tài sản cố định cho khách sạn

1. Asset Panda

• Giao diện trực quan, dễ dùng cho cả nhân viên kỹ thuật lẫn kế toán

• Tích hợp mã vạch/QR code để theo dõi tài sản dễ dàng

• Tạo workflow kiểm kê, bảo trì linh hoạt

• Hệ thống cloud – quản lý tài sản từ bất kỳ đâu

2. EZOfficeInventory

• Phân quyền người dùng theo vai trò: kỹ thuật, quản lý, kế toán

• Tạo lệnh bảo trì, theo dõi lịch sử sửa chữa chi tiết

• Tự động cảnh báo lịch bảo dưỡng tới hạn

• Kết nối với hệ thống kiểm kê và ticket hỗ trợ

3. Limble CMMS

• Chuyên về bảo trì thiết bị khách sạn – cực mạnh trong việc lên lịch, theo dõi hiệu suất máy móc

• Có app di động – nhân viên kỹ thuật thao tác dễ dàng ngay tại hiện trường

• Theo dõi thời gian downtime, tính toán chi phí sửa chữa chi tiết

4. Fiix

• Có AI đề xuất thời điểm bảo trì hợp lý dựa trên dữ liệu sử dụng

• Tích hợp hệ thống mua hàng và kho vật tư đi kèm

• Phân tích chi phí vòng đời thiết bị – giúp tiết kiệm tối ưu

5. ManWinWin

• Phù hợp cho khách sạn vừa và lớn, đa dạng khu vực (nhiều toà, nhiều phòng chức năng)

• Hỗ trợ đa ngôn ngữ – có cả tiếng Việt

• Quản lý tài sản, bảo trì, nhân lực kỹ thuật – tất cả trong một hệ thống

So sánh các phần mềm quản lý tài sản cố định

Tình huống trước và sau khi dùng phần mềm

Chiến lược triển khai quản lý tài sản cho khách sạn

1. Thống kê toàn bộ tài sản: Phòng nào có gì, giá trị bao nhiêu, tình trạng ra sao

2. Gắn mã QR hoặc barcode: Gắn từng tài sản để theo dõi nhanh bằng điện thoại

3. Phân quyền nhân sự: Ai chịu trách nhiệm kiểm kê, ai phê duyệt bảo trì

4. Lên lịch bảo trì định kỳ: Theo mùa, theo thiết bị – ví dụ: vệ sinh máy lạnh mỗi 3 tháng

5. Tích hợp với PMS & kế toán: Đồng bộ dữ liệu để báo cáo nhanh và minh bạch

Kết luận

Tài sản cố định là vốn quý của khách sạn. Quản lý tốt tài sản không chỉ giúp tiết kiệm tiền tỷ mỗi năm mà còn tạo nên vận hành trơn tru, tăng trải nghiệm khách hàng và chuyên nghiệp hoá quy trình nội bộ. Đừng để “chiếc ghế gãy” hay “máy lạnh xì gas” làm mất điểm trong mắt khách – hãy để phần mềm lo giúp bạn.