Giữ chất lượng – Giảm chi phí – Có thể song hành không?

Một trong những bài toán hóc búa nhất với người làm quản lý khách sạn là: làm sao giảm chi phí mà không ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ?

Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt, thị trường du lịch biến động và chi phí đầu vào không ngừng tăng, việc tối ưu ngân sách là sống còn. Tuy nhiên, nếu cắt giảm thiếu kiểm soát sẽ dẫn đến:

• Dịch vụ kém đi

• Khách phàn nàn

• Uy tín sụt giảm

Vậy đâu là cách kiểm soát chi phí hiệu quả, thông minh, không làm mất hình ảnh thương hiệu?

1. Xác định rõ các nhóm chi phí chính trong vận hành khách sạn

Chi phí trực tiếp:

• Nhân sự (lương, thưởng, bảo hiểm…)

• Vật tư tiêu hao (xà phòng, giấy, ga gối…)

• Điện, nước, điều hòa, internet

• Chi phí thực phẩm – nguyên vật liệu

Chi phí gián tiếp:

• Marketing, OTA, hoa hồng đại lý

• Bảo trì – bảo dưỡng định kỳ

• Hệ thống phần mềm quản lý

• Đào tạo nhân viên

👉 Phân nhóm giúp xác định đâu là nhóm có thể tối ưu – đâu là nhóm cần giữ nguyên.

2. Tối ưu nhân sự mà không làm khách phàn nàn

Nhân sự chiếm từ 30% đến 50% chi phí vận hành – nhưng nếu cắt giảm bừa bãi, dịch vụ sẽ tệ đi ngay.

Giải pháp thông minh:

✅ Đa nhiệm hoá nhân sự
– Nhân viên lễ tân kiêm quản lý mạng xã hội
– Nhân viên buồng phòng kiêm hỗ trợ setup minibar
– Nhân viên nhà hàng kiêm room service

✅ Linh hoạt ca làm việc theo mùa
– Mùa thấp điểm giảm ca – chia ca theo giờ
– Thuê part-time lễ tân ca tối / cuối tuần

✅ Đào tạo để tăng hiệu suất
– Thay vì thêm người, hãy tăng năng suất người hiện tại
– Áp dụng phần mềm theo dõi KPI từng bộ phận

3. Cắt giảm điện nước mà không làm khách khó chịu

Tiền điện – nước – điều hòa chiếm một khoản lớn, đặc biệt với khách sạn từ 3 sao trở lên.

Các mẹo hiệu quả:

🔌 Dùng thẻ từ tắt/mở điện trong phòng (energy-saving card)
🔆 Chuyển sang đèn LED tiết kiệm điện
🌡️ Điều chỉnh nhiệt độ điều hòa cố định – cài đặt không dưới 23 độ C
🚿 Sử dụng vòi tiết kiệm nước, bình nóng lạnh có cảm biến

Gợi ý kết hợp:
👉 Cài đặt hệ thống giám sát điện năng trung tâm – nhận cảnh báo khi thiết bị tiêu thụ bất thường

4. Tối ưu vật tư tiêu hao – Giảm thất thoát hàng ngày

Các vật tư như khăn tắm, xà phòng, giấy, túi giặt là, nước đóng chai… nếu không kiểm soát kỹ sẽ thất thoát lớn mỗi tháng.

Giải pháp kiểm soát:

📋 Tạo checklist vật tư theo từng loại phòng
📦 Áp dụng mã QR cho từng kho vật tư – dễ thống kê
📊 Báo cáo hao hụt hàng ngày theo từng nhân viên – đánh giá hiệu quả

5. Tái cấu trúc thực đơn – tối ưu F&B

Nhà hàng và dịch vụ ăn uống trong khách sạn dễ bị lỗ nếu:
– Nguyên vật liệu tồn kho lâu, bị hỏng
– Món ăn không hợp khẩu vị, bán chậm
– Phục vụ tốn người, quy trình rườm rà

Cách làm thông minh:

🍽️ Tối giản thực đơn – chỉ giữ món signature & bán chạy
📦 Thiết kế món dùng chung nguyên liệu – dễ xoay vòng
👨‍🍳 Training kỹ thuật chế biến tiết kiệm gas, dầu, điện

6. Giảm phụ thuộc OTA – Tăng kênh đặt phòng trực tiếp

Nếu bạn đang mất 15–25% doanh thu cho các OTA như Booking, Agoda, Traveloka… thì hãy nghĩ đến chiến lược chuyển dịch dần về kênh trực tiếp.

Cách triển khai:

🌐 Nâng cấp website đặt phòng có thanh toán online
💬 Tích hợp chatbot, live chat, hotline 24/7
📱 Tận dụng fanpage, Zalo OA để remarketing khách cũ

🎯 Thưởng giảm giá cho khách đặt trực tiếp – tặng thêm dịch vụ (buffet, nâng hạng phòng…)

7. Sử dụng công nghệ để kiểm soát và cắt giảm chi phí ẩn

Khách sạn càng lớn, chi phí ẩn càng nhiều: lãng phí điện, thất thoát vật tư, nhân viên rảnh rỗi, đặt phòng trùng lặp…

Giải pháp là áp dụng các hệ thống công nghệ tích hợp, ví dụ:

A. Hotel TV thông minh từ ITVMax

– Cung cấp giải trí đa kênh (K+, Nhật, Hàn, Trung…)
– Tích hợp quảng bá nội bộ: menu, dịch vụ spa, tin nhắn cá nhân
– Giao diện branding riêng giúp tăng trải nghiệm – giảm tờ rơi – giảm hỏi lễ tân

🎥 Ngoài ra còn tích hợp video training nhân sự, thông báo nội bộ theo từng phòng.

B. Phần mềm PMS – quản lý đặt phòng – buồng phòng – dịch vụ đi kèm

🧾 Báo cáo tự động, thống kê hiệu quả từng bộ phận
📈 Dễ dàng đo lường và lên kế hoạch theo tháng/quý

8. Tận dụng tài sản có sẵn để tăng doanh thu phụ

Tối ưu không chỉ là cắt giảm – mà còn là biến chi phí thành nguồn thu.

Ý tưởng:

🏨 Cho thuê sảnh họp, hội trường vào buổi trống
🎥 Hợp tác đặt TV quảng cáo sản phẩm địa phương
🎨 Tổ chức workshop mini – vẽ tranh, nấu ăn, cà phê nói chuyện…

Tất cả đều giúp tăng lượt sử dụng dịch vụ – tạo giá trị cộng thêm mà không tốn chi phí mới.

9. Tái đàm phán với nhà cung cấp – Tiết kiệm khéo léo

Vật tư khách sạn mua theo tháng rất nhiều:
– Khăn, ga, vật dụng vệ sinh
– Thực phẩm
– Dịch vụ bên ngoài: bảo vệ, giặt là, vệ sinh công nghiệp

Gợi ý:

📞 Đàm phán theo gói 6 tháng – 1 năm để có giá tốt hơn
💰 So sánh giá 3–4 nhà cung cấp lớn trước khi ký mới
📋 Đánh giá định kỳ theo tiêu chí: giá – chất lượng – thời gian giao hàng

10. Tối ưu chi phí đào tạo – Vẫn đảm bảo chất lượng

Đào tạo là chi phí cần thiết – nhưng có thể tối ưu nếu có phương pháp đúng.

Chiến lược:

🎥 Tạo bộ video đào tạo SOP – phát qua hệ thống TV nội bộ
🧑‍🏫 Tổ chức đào tạo chéo – nhân viên truyền đạt lại sau buổi học
📊 Đo lường kết quả sau đào tạo – không dừng ở “đi học cho có”

Tổng kết: Quản lý chi phí là cuộc chơi chiến lược – không phải cắt giảm máy móc

👉 Một khách sạn thông minh là khách sạn không cắt giảm chất lượng – mà làm chất lượng trở nên hiệu quả hơn.

🔍 Kiểm soát từng đồng chi – từng vật tư tiêu hao – từng giờ làm việc của nhân viên
🔧 Áp dụng công nghệ – chuyển đổi quy trình thủ công sang tự động
💡 Biến những chi phí “bắt buộc” thành kênh truyền thông – kênh bán hàng phụ

Bạn không cần phải “thắt lưng buộc bụng” mà chỉ cần “sắp xếp lại chiếc ví” một cách chiến lược. Và đó là khác biệt của một nhà quản lý hiện đại!