Quảng bá khách sạn trên OTA: Booking, Agoda, ...

1. Tổng quan về OTA và vai trò trong ngành khách sạn

OTA, viết tắt của cụm từ Online Travel Agency, là đại lý du lịch trực tuyến – nơi kết nối giữa khách lưu trú và các đơn vị cung cấp dịch vụ như khách sạn, khu nghỉ dưỡng, nhà nghỉ, homestay, villa... Trong hơn một thập kỷ qua, OTA đã tạo ra cuộc cách mạng trong cách thức người tiêu dùng đặt phòng, giúp hành trình du lịch trở nên tiện lợi, minh bạch và nhanh chóng hơn bao giờ hết.

Đối với ngành khách sạn, OTA không chỉ đơn thuần là kênh bán phòng. Đây còn là công cụ marketing mạnh mẽ, là nơi thể hiện hình ảnh, vị thế và đẳng cấp của thương hiệu. Nhờ sự phổ biến toàn cầu và hệ thống tối ưu trải nghiệm người dùng, OTA giúp các khách sạn, đặc biệt là khách sạn vừa và nhỏ, tiếp cận với nguồn khách khổng lồ mà không cần tốn ngân sách quảng cáo trực tiếp.

Bên cạnh đó, các OTA còn tích hợp hệ thống đánh giá khách hàng, công cụ phân tích dữ liệu thị trường, tính năng quản lý giá theo thời gian thực, hỗ trợ đa ngôn ngữ và thanh toán quốc tế. Nhờ đó, vai trò của OTA ngày càng mở rộng, trở thành một mắt xích không thể thiếu trong chiến lược vận hành của bất kỳ cơ sở lưu trú nào.

2. Lý do nên quảng bá khách sạn trên các OTA lớn như Booking, Agoda, Expedia…

Việc quảng bá trên OTA không còn là tùy chọn, mà gần như là bắt buộc nếu khách sạn muốn cạnh tranh trên thị trường quốc tế. Các nền tảng như Booking.com hay Agoda đã xây dựng hệ sinh thái rộng lớn với hàng trăm triệu người dùng mỗi tháng. Xu hướng đặt phòng online đã trở thành thói quen, đặc biệt với khách du lịch quốc tế hoặc những người đặt phòng vào phút chót.

Các OTA này có khả năng hiển thị khách sạn đến người dùng dựa trên vị trí, mức giá, lịch sử tìm kiếm và xu hướng đặt phòng, giúp khách sạn xuất hiện đúng đối tượng mục tiêu. Ngoài ra, nhiều OTA còn đầu tư hàng triệu USD mỗi năm vào SEO, quảng cáo Google, quảng cáo trên mạng xã hội, email marketing, nhắm mục tiêu lại (retargeting), v.v… giúp thương hiệu khách sạn được hưởng lợi từ hệ sinh thái marketing khổng lồ này.

Không thể không kể đến mức độ tin tưởng của người dùng dành cho các OTA lớn. Với hệ thống đánh giá thực tế, hình ảnh minh bạch, chính sách hoàn hủy rõ ràng và dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7, khách hàng thường ưu tiên đặt qua OTA hơn là website khách sạn. Do đó, việc hiện diện trên các nền tảng này không chỉ giúp tăng lượng đặt phòng mà còn góp phần nâng cao độ tin cậy của thương hiệu trong mắt khách hàng.

3. Cách tối ưu hồ sơ khách sạn trên OTA

Tối ưu hồ sơ khách sạn không chỉ đơn thuần là “đăng hình và viết mô tả”. Đó là một nghệ thuật truyền tải giá trị của khách sạn đến khách hàng trong vòng vài giây đầu tiên. Để đạt được hiệu quả tối đa, khách sạn cần chú trọng các yếu tố sau:

Thứ nhất là chất lượng hình ảnh. Không chỉ là ảnh đẹp, mà còn phải đúng thực tế, có cảm xúc và truyền tải được phong cách sống mà khách sạn muốn truyền đạt. Ví dụ: với khách sạn hướng đến cặp đôi, hình ảnh nên có ánh sáng dịu nhẹ, không gian lãng mạn, còn khách sạn phục vụ doanh nhân nên có hình ảnh phòng họp, bàn làm việc, Wi-Fi mạnh...

Thứ hai là tiêu đề và mô tả. Tiêu đề nên nêu bật điểm độc đáo nhất, ví dụ: “Khách sạn bên bờ biển Đà Nẵng – chỉ 3 phút đi bộ tới biển Mỹ Khê”. Mô tả cần rõ ràng, hấp dẫn, tránh trùng lặp nội dung với các nền tảng khác. Tối ưu từ khóa liên quan như “khách sạn trung tâm Hà Nội”, “resort Phú Quốc giá tốt” sẽ giúp hồ sơ hiển thị tốt hơn trong tìm kiếm.

Thứ ba là thông tin dịch vụ. Khách sạn cần đảm bảo thông tin được cập nhật thường xuyên: số lượng phòng, tiện nghi, dịch vụ kèm theo (đưa đón sân bay, cho thuê xe, phục vụ phòng 24/7, dịch vụ giặt ủi…), chính sách trẻ em, giờ nhận/trả phòng, chính sách hoàn tiền...

Cuối cùng, không thể thiếu là phần đánh giá. Khách sạn nên chủ động khuyến khích khách để lại nhận xét sau khi trả phòng, bằng cách gửi email cảm ơn, tặng voucher giảm giá cho lần đặt tiếp theo, hoặc tặng quà nhỏ. Tỷ lệ đánh giá tích cực cao sẽ cải thiện điểm số, giúp khách sạn hiển thị nhiều hơn và tạo ấn tượng tốt ban đầu với khách hàng mới.

4. Các chiến lược tăng hiển thị và đặt phòng trên OTA

Để cạnh tranh trong môi trường OTA đầy sôi động, khách sạn cần triển khai các chiến lược cụ thể nhằm cải thiện hiển thị và tăng tỷ lệ chuyển đổi từ lượt xem thành đặt phòng.

Một trong những chiến lược hiệu quả là sử dụng các chương trình khuyến mãi linh hoạt theo từng nhóm khách hàng. OTA thường phân loại khách theo khu vực, thói quen đặt phòng, thời điểm du lịch. Bằng cách cung cấp ưu đãi đúng đối tượng (giảm giá cho khách nội địa, ưu đãi cho khách lưu trú dài ngày, tặng bữa sáng cho khách đặt trước 14 ngày…), khách sạn sẽ gia tăng cơ hội được đề xuất bởi hệ thống gợi ý của OTA.

Ngoài ra, việc chủ động tham gia các chiến dịch khuyến mãi toàn cầu do OTA tổ chức (Black Friday, Flash Deal, Summer Sale...) cũng là cách hiệu quả để tăng lượt truy cập và đặt phòng.

Để tăng thứ hạng hiển thị, khách sạn cần đảm bảo tỷ lệ phản hồi nhanh, tỷ lệ hủy thấp, điểm đánh giá tốt và tỷ lệ đặt thành công cao. Những chỉ số này đều được OTA sử dụng để xếp hạng thứ tự hiển thị khách sạn trong kết quả tìm kiếm.

Việc cập nhật giá phòng theo thời gian thực, đồng bộ giữa các OTA và website cũng đóng vai trò quan trọng. Giá linh hoạt theo ngày, kết hợp chính sách hoàn hủy hợp lý sẽ giúp khách sạn cạnh tranh tốt hơn với đối thủ.

5. Mẹo quản lý giá và khuyến mãi hiệu quả trên OTA

Quản lý giá là yếu tố then chốt quyết định khả năng bán phòng hiệu quả. Việc phân tầng giá theo mùa (cao điểm, thấp điểm, lễ tết), theo loại khách (doanh nghiệp, gia đình, cá nhân) và theo hành vi đặt (đặt sớm, đặt phút chót) giúp khách sạn tận dụng tối đa doanh thu từ các nhóm khách hàng khác nhau.

Ngoài ra, nên kết hợp các gói dịch vụ như “bao gồm bữa sáng”, “gói nghỉ dưỡng trọn gói”, “combo phòng + vé tham quan” để tạo cảm giác giá trị vượt trội cho khách hàng. Các chương trình khuyến mãi nên có thời hạn ngắn, nội dung rõ ràng, giúp kích thích hành động nhanh từ người dùng.

Khách sạn cũng cần theo dõi giá của đối thủ trong khu vực, từ đó điều chỉnh giá hợp lý để duy trì sức cạnh tranh. Một số OTA còn cung cấp công cụ “Rate Intelligence” cho phép phân tích giá theo thời gian thực.

Cuối cùng là đảm bảo chính sách đồng nhất giá giữa các kênh bán – tránh việc OTA A bán thấp hơn OTA B hoặc thấp hơn chính website khách sạn. Việc này không chỉ khiến khách mất niềm tin mà còn ảnh hưởng tiêu cực đến thứ hạng hiển thị trên nền tảng OTA.

6. Sử dụng công cụ quản lý kênh (channel manager) và đồng bộ dữ liệu

Trong bối cảnh khách sạn bán phòng trên nhiều kênh, việc sử dụng channel manager sẽ giúp tránh nhầm lẫn, tiết kiệm thời gian và tăng tính chính xác khi vận hành.

Channel Manager giúp đồng bộ số lượng phòng còn trống, giá, điều kiện hủy giữa các OTA và PMS (phần mềm quản lý khách sạn). Khi có đặt phòng trên OTA A, các kênh khác sẽ tự động cập nhật, tránh tình trạng đặt trùng. Đây là giải pháp lý tưởng để quản lý phòng một cách chủ động, giảm phụ thuộc vào thao tác thủ công.

Một số channel manager phổ biến hiện nay có thể kể đến như SiteMinder, Cloudbeds, STAAH, D-Edge, EZCloudhotel… Tùy quy mô khách sạn và ngân sách, bạn có thể chọn giải pháp phù hợp để tối ưu hiệu quả vận hành.

7. Cân bằng giữa OTA và kênh đặt phòng trực tiếp

Dù OTA là kênh quan trọng, khách sạn vẫn nên đầu tư vào hệ thống đặt phòng trực tiếp để xây dựng thương hiệu và giảm chi phí hoa hồng. Một website tối ưu SEO, dễ dùng trên di động, có công cụ booking engine, tích hợp cổng thanh toán và phản hồi tự động sẽ là “cửa ngõ” để giữ chân khách hàng trung thành.

Ngoài ra, khách sạn nên triển khai chiến lược giữ chân như chương trình thành viên, tặng quà cho khách cũ, gửi email khuyến mãi, remarketing trên Facebook và Google Ads… để chuyển dần khách từ OTA sang đặt trực tiếp.

Việc cân bằng giữa OTA và kênh trực tiếp không chỉ mang lại lợi ích tài chính mà còn giúp khách sạn chủ động hơn trong chiến lược thương hiệu dài hạn.

Kết luận và khuyến nghị

Việc quảng bá khách sạn trên OTA là một chiến lược thông minh và cần thiết trong thời đại số. OTA giúp khách sạn tăng khả năng tiếp cận, nâng cao uy tín, đa dạng hóa nguồn khách và tạo dòng doanh thu ổn định.

Tuy nhiên, để tận dụng tối đa giá trị từ OTA, khách sạn cần có kế hoạch rõ ràng, tối ưu hồ sơ chuyên nghiệp, phản hồi nhanh chóng, xây dựng chiến lược giá thông minh và sử dụng công cụ quản lý kênh hiệu quả.

Quan trọng hơn, khách sạn không nên lệ thuộc hoàn toàn vào OTA mà cần đầu tư xây dựng hệ sinh thái đặt phòng trực tiếp để phát triển bền vững. Khi biết cách kết hợp hài hòa giữa OTA và chiến lược nội tại, khách sạn sẽ tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững trong môi trường ngày càng cạnh tranh khốc liệt như hiện nay.